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Con el aumento del trabajo a distancia en años recientes, la gestión del personal distribuido se ha convertido en una preocupación esencial para muchas organizaciones que operan a escala internacional.
La gestión del personal distribuido es el proceso de supervisar y coordinar un equipo disperso de manera geográfica. En comparación con la gestión tradicional basada en la oficina, requiere de nuevas estrategias, políticas y tecnologías para facilitar la colaboración, comunicación y productividad entre los miembros de los equipos remotos.
Además, la gestión del personal distribuido implica crear una cultura de trabajo solidaria e integradora. Esto incluye el fomento de la confianza y la autonomía entre los compañeros y la promoción de un lugar de trabajo saludable, lo que en principio puede parecer más difícil de hacer en el mundo digital que en los entornos de oficina tradicionales.
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Sin embargo, si te funciona, la tendencia del trabajo remoto pone de relieve un cambio interesante para las empresas que contratan nuevos talentos. Según la consultora Gartner, los empleados están en su mayoría a favor de la virtualización. Además, nuevos estudios demuestran que la flexibilidad es clave para aumentar la productividad.
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Retos y oportunidades de la gestión del personal distribuido
Hoy día, las empresas pueden contratar a los mejores talentos de diferentes lugares del mundo y expandirse globalmente. Esta práctica permite a los empresarios reducir el espacio de oficinas, eliminar el tiempo de desplazamiento y aumentar los índices de retención de empleados. También significa que hay que tener en cuenta la gestión del personal distribuido.
El equipo puede estar formado íntegramente por trabajadores a distancia o, en ocasiones, contar con personas que operan desde distintas sedes internacionales. Esto puede significar que los empleados están repartidos por muchos países, lo que aumenta la diversidad de culturas, antecedentes y conocimientos entre colaboradores.
Con frecuencia, los miembros de un mismo equipo trabajarán en distintas zonas horarias, hablarán varios idiomas y se regirán por diversas normativas laborales locales. Sin embargo, cuestiones como las amenazas a la ciberseguridad y el mantenimiento del compromiso de los empleados pueden resultar difíciles para la gestión del personal distribuido.
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Sin embargo, estos retos pueden convertirse con facilidad en oportunidades. Por ejemplo, contar con personas de distintos lugares y zonas horarias puede ayudar a tu empresa a lograr una cobertura más amplia y a prestar servicio durante horarios más prolongados.
Una gestión eficaz del personal distribuido debe ser capaz de desarrollar una comunicación clara y fomentar la colaboración entre colegas remotos. Es importante centrarse en la capacitación y la autonomía, así como en mantener hábitos de medición del rendimiento y rendición de cuentas.
8 consejos para la gestión del personal distribuido
Al poner en práctica los siguientes ocho consejos, la gestión de tu personal distribuido debería ser más eficaz:
1) Contrata a los mejores desde el principio
Una de las mayores ventajas de la gestión del personal distribuido es la posibilidad de seleccionar el equipo más diverso e innovador, ya que no estás limitado a una sola área.
Así que, desde el principio, tómate tu tiempo para encontrar a los empleados que mejor cubran tus necesidades. Por fortuna, el proceso de contratación de empleados internacionales puede simplificarse mediante los servicios de un EOR.
2) Obtén la tecnología adecuada
La gestión productiva del personal distribuido sólo es posible cuando se invierte en prácticas culturales respetuosas con el trabajo a distancia. Es crucial adoptar un software que facilite la comunicación y la entrega de tareas. Hay muchos para elegir, así que compara las opciones antes de tomar una decisión.
También debes asegurarte de que todos los colaboradores disponen del equipo adecuado para operar a distancia sin complicaciones, suministrándolo tú mismo si es necesario. Esto se aplica tanto al hardware como al software, e incluso puede extenderse a muebles como sillas y escritorios.
3) Adáptate a las diferencias horarias
Tu empresa debe adaptarse a las distintas zonas horarias. El trabajo asíncrono es un modelo cada vez más popular para las firmas que buscan la expansión internacional y la innovación, aunque tienda a reducir la comunicación en tiempo real y los objetivos a corto plazo.
La clave está en mantener una distribución organizada de las tareas entre los colaboradores, aprovechando sus horarios. Si se minimizan los problemas y se obtiene ventaja de los puntos fuertes, esto puede convertirse en una piedra angular de tu servicio de atención al cliente, ya que ofrece un horario de asistencia más amplio a los clientes.
4) Ten expectativas claras con el equipo
Aprovecha la gestión del personal distribuido para mantener al equipo centrado en los objetivos establecidos. Ten en cuenta la ambición de la empresa, así como las condiciones de cada trabajador.
Establece directrices claras sobre los métodos de comunicación, las horas de trabajo, los procesos de los proyectos, las fechas de entrega y las herramientas a utilizar. Estas intenciones pueden ser tanto individuales como en equipo para mantener un entorno equitativo. Lo fundamental es asegurarse de que todos se mantengan centrados en la productividad, aunque se encuentren en lugares físicamente remotos.
5) Establece una comunicación clara
En un entorno de oficina física, bien podría decirse que la puerta siempre está abierta, y eso no es diferente en el trabajo virtual. En lugar de comunicarse cara a cara, podría hacerse a través de programas informáticos de mensajería, a menudo menos formales y más amistosos que el correo electrónico. Mantente disponible para videollamadas si los empleados quieren charlar por esa vía.
Proporciona información periódica a los miembros del equipo, para que sepan que estás para ayudarles si tienen problemas. En las plataformas de redes, reconoce públicamente los esfuerzos y promueve la conciliación de la vida laboral y familiar. Puedes predicar con el ejemplo al enviar mensajes cuando hagas pausas para animar a los demás a hacer lo mismo.
6) Programa reuniones periódicas
Para que no se pierda ninguna información entre compañeros cuando se trabaja a distancia, hay que garantizar una comunicación eficaz. En estos casos, programar reuniones periódicas puede ser más necesario que cuando se labora de manera presencial, ya que habrá menos comunicación informal.
Por otro lado, no olvides asegurarte de que todas las reuniones deben ser esenciales, así evitarás perder el tiempo. Mucha gente disfruta y valora la libertad y la flexibilidad del trabajo a distancia, y las reuniones con horarios fijos interrumpen esos beneficios.
7) Invierte en actividades de creación de equipos
Los empleados pueden sentir los efectos del aislamiento y la soledad cuando trabajan a distancia. Por eso, es buena idea aumentar la satisfacción general con actividades divertidas. Hacerlas interdepartamentales ayudará a crear vínculos valiosos entre áreas que se desarrollan orgánicamente en los lugares de trabajo tradicionales.
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Más allá de las reuniones periódicas, la gestión del personal distribuido ayuda a promover actividades divertidas para mantener relaciones más estrechas y no tan formales. Esto sustituye en parte a las charlas informales que tienen lugar en las oficinas físicas.
8) Planifica la escalabilidad
Por último, es de esperar que la gestión del personal distribuido conduzca a un lugar de trabajo próspero y exitoso. Por tanto, asegúrate de planificar la escalabilidad. A medida que tu equipo global evoluciona, desarrolla estrategias que den cabida a futuras ampliaciones.
Recuerda compartir los progresos con todos los colaboradores, ya que a los trabajadores remotos puede resultarles más difícil ver el crecimiento de la empresa. Por último, asegúrate de que tienes un sistema claro establecido para recibir a los nuevos empleados e integrarlos rápidamente mediante actividades como el team building sugerido.
Cómo ayuda un EOR en la gestión del personal distribuido
Una opción para facilitar la gestión del personal distribuido es un EOR. Un buen empleador colaborará contigo mediante su experiencia local para contratar, gestionar, pagar o incluso terminar el contrato a miembros del equipo a tu nombre.
Una vez que selecciones a tu proveedor de EOR, dispondrás de una red de contratación para adquirir a los mejores talentos de la región y comprender la legislación local. Un empleador de confianza puede ayudarte con una selección preliminar de candidatos y ofrecer comentarios para crear el mejor equipo.
A través de un EOR, puedes tener presencia en el extranjero sin necesidad de establecer una entidad en la jurisdicción en la que estén esos empleados. Esto facilita la contratación de trabajadores en diferentes mercados, al tiempo que puedes centrarte en desarrollar la gestión del personal distribuido.
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