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Neue Formen der Arbeit, ob per Fernzugriff oder in Mischformen, haben dazu geführt, dass Unternehmenseigentümer und Abteilungsleiter einige Prozesse einführen mussten, um den Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten und die Unternehmensziele zu erreichen.
Für jeden, der für eine verteilte Belegschaft verantwortlich ist, ist die Frage, wie man die Kommunikationsprobleme in einem entfernten Team bewältigen kann, der Schlüssel zum Erfolg.
Fernarbeit ist heute normaler denn je: Laut Forbes arbeiten 12,7 % der Vollzeitbeschäftigten von zu Hause aus. Dies führt zu Herausforderungen bei der Kommunikation in einem Remote-Team, und es ist wichtig, dass die Mitarbeiter im Büro, die hybriden Mitarbeiter und die Mitarbeiter im Ausland auf demselben Kanal arbeiten.
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Cloud-basierte Kollaborationsplattformen helfen Ihnen, diese Schwierigkeiten zu überwinden, aber Sie können auch andere Strategien anwenden, die es Ihnen ermöglichen, mit Ihren Teammitgliedern zu kommunizieren, ohne Unterbrechungen zu arbeiten und Ihre Ziele schnell zu erreichen.
Serviap Global ist ein Remote-First-Unternehmen, das Unternehmen bei der Einstellung von Remote-Talenten in über 100 Ländern weltweit unterstützt. Daher wissen wir, wie man die Kommunikationsprobleme in einem Remote-Team bewältigt.
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7 Tipps für den Umgang mit Kommunikationsherausforderungen in einem Remote-Team
Die klare und präzise Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern, auch wenn diese in einem Büro arbeiten, erfordert immer besondere Fähigkeiten, da Sie nicht nur Ihre mündliche, sondern auch Ihre schriftliche Ausdrucksweise beherrschen müssen. Auf diese Weise werden Aufgaben pünktlich erledigt, Prozesse verstanden und Ihr Arbeitsablauf nicht beeinträchtigt.
Telearbeit ist ein Dauerbrenner: Sie ist flexibel, bringt Vielfalt in die Unternehmen und verbessert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Es ist jedoch eine Tatsache, dass dies zu einigen Kommunikationsschwierigkeiten führen kann. Wenn Sie also Mitarbeiter führen oder aus der Ferne arbeiten, sollten Sie die folgenden Tipps beherzigen, wie Sie Kommunikationsprobleme in einem Remote-Team überwinden können:
1) Verwenden Sie eine gemeinsame Kommunikationsplattform
Obwohl es bereits mehrere Plattformen für die Fernkommunikation und -zusammenarbeit gab, führte der Boom der Telearbeit dazu, dass immer mehr Entwickler im Ausland angestellt wurden und innovative Lösungen angeboten wurden, um den Herausforderungen verteilter oder internationaler Teams zu begegnen.
Aus diesem Grund gibt es heute viele Anwendungen auf dem Markt, wie z. B. Slack oder Teams, die es allen Teammitgliedern erleichtern, sich auszudrücken, Meetings zu organisieren, Dateien auszutauschen und mit anderen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zu kommunizieren.
Entscheiden Sie sich also für eine standardisierte und benutzerfreundliche Option, damit alle Ihre Mitarbeiter denselben Kommunikationskanal nutzen können. Und für den Fall, dass Sie sie brauchen, sollten Sie eine Alternative haben, entweder für Notfälle oder wenn Ihre übliche Plattform ausfällt.
2) Umsetzung von Protokollen und Leitlinien
Zur Überwindung von Kommunikationsproblemen innerhalb einer Organisation oder mit einem entfernten Team ist es manchmal notwendig, zuvor erstellte Dokumente und Aktionsleitfäden, wie z. B. Krisenkommunikationspläne, zu überprüfen.
Diese Handbücher geben unter anderem Anweisungen, die Ihnen helfen, transparent zu kommunizieren, Vertrauen und Glaubwürdigkeit zu vermitteln und den Geist der Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern Ihrer Organisation zu fördern.
Um die Kommunikationsschwierigkeiten in einem Fernteam zu überwinden, sollten Sie als Leiter oder Abteilungsleiter Protokolle und Richtlinien anwenden, wie z. B. die korrekte Festlegung von Tagesordnungen. So vermeiden Sie unklare Anweisungen und schlechte Planung.
3) Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe
Eine bessere Organisation und Planung hilft bei der Bewältigung von Kommunikationsproblemen in einem Remote-Team, d. h. Sie wissen, was Sie in Ihren regelmäßigen Besprechungen mit den Mitarbeitern zuweisen müssen, welche Aufgaben am wichtigsten sind und was Ihre Mitarbeiter gerade tun.
Um die Arbeitsabläufe zu optimieren und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter den Überblick über die Reihenfolge der Aktivitäten, die Dauer und die Art und Weise, wie sie durchgeführt werden sollen, behalten, sollten Sie ein System zur Aufgabenzuweisung und -kontrolle einführen.
Mit Tools wie Notion können Sie beispielsweise gemeinsame Datenbanken erstellen, in denen die Mitarbeiter den Namen der Aufgabe, den Verantwortlichen, das Fälligkeitsdatum und den Status angeben und nach Abschluss der Arbeit sogar einen Nachweis anhängen können.
4) Erleichterung des Zugriffs auf Dateien
Arbeitsbereiche, auch virtuelle, sollten so gut wie möglich organisiert sein. In einem Büro haben Sie zum Beispiel Aktenschränke mit Ordnern, in denen die notwendigen Unterlagen abgelegt sind. Das Gleiche kann – und sollte – auch für Ihren virtuellen Arbeitsbereich gelten.
Die Plattformen, die Sie für die virtuelle Kommunikation nutzen, sollten Ihnen Speicherkapazitäten in der Cloud zur Verfügung stellen, damit Sie Dateien in verschiedenen Formaten für Ihre tägliche Arbeit nutzen können. Auf diese Weise sparen Ihre Mitarbeiter Zeit bei der Frage, wo ein Dokument ist.
Je besser Sie Ihre virtuellen Arbeitsbereiche organisieren, desto weniger Kommunikationsprobleme treten in einem Remote-Team auf und desto harmonischer können Sie arbeiten.
5) Führen Sie teambildende Aktivitäten durch
Laut Indeed kann die Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter durch teambildende Maßnahmen die Produktivität steigern und Konflikte entschärfen, bevor sie entstehen. Sie sind auch eine Möglichkeit, die Routine zu unterbrechen und Spaß zu haben.
Regelmäßige Teambuilding-Aktivitäten sind wichtig, damit sich Ihre Mitarbeiter über das Arbeitsumfeld hinaus kennen lernen, verstehen, was der andere tut, und wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Hilfe brauchen.
Diese Aktivitäten sind nicht nur eine Strategie zur Überwindung von Kommunikationsproblemen in einem Remote-Team, sondern helfen Ihnen auch dabei, andere Talente Ihrer Mitarbeiter zu entdecken, die einen Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellen, und gemeinsame Vorlieben zu entdecken, die Sie zur Entwicklung anderer Projekte außerhalb des Unternehmens führen können.
6) Allgemeine Ausbildung anbieten
Die Mitarbeiterschulung hat positive Auswirkungen auf Arbeitnehmer und Unternehmen gleichermaßen. Durch die Verbesserung ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse erbringen die Mitarbeiter bessere Leistungen und sind produktiver, so dass die Unternehmen ihre Ziele schneller und effizienter erreichen.
Dabei kann es sich um Schulungen zur Nutzung einer neuen Plattform oder eines neuen Systems handeln oder auch darum, wie man Kommunikationsprobleme in einem entfernten Team überwinden kann. In jedem Fall helfen sie den Mitgliedern der verschiedenen Abteilungen, sich kennenzulernen und zusammenzuarbeiten.
Um ein Remote-Team zu leiten und erfolgreich zu sein, sollten Sie daran denken, dass die Kommunikation nicht nur zwischen den Teammitgliedern, sondern auch abteilungsübergreifend und außerhalb des Unternehmens stattfindet. Daher ist es besser, Ihr Team zu schulen, Ihre Kommunikationskanäle zu verbessern und auftretende Konflikte zu lösen.
7) Feedback annehmen und geben
Feedback ist wichtig, um die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern zu verbessern. Gehen Sie auf sie zu, führen Sie 1:1-Gespräche, hören Sie sich ihre Bedürfnisse an, und setzen Sie gemeinsam Strategien um. Ihre Kommentare müssen nicht unbedingt im Rahmen eines geplanten Termins oder einer E-Mail erfolgen; es kann sich auch um eine kurze Nachricht über die Leistung eines Mitarbeiters, eine kürzlich erledigte Aufgabe oder ein laufendes Projekt handeln.
Feedback trägt auch dazu bei, stärkere, harmonischere Teams zu schaffen, indem es hilft, schlechte Gewohnheiten zu durchbrechen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Bereiche zu erkennen, in denen sie sich weiter verbessern können.
Lassen Sie Ihren Mitarbeitern auch die Möglichkeit, Ihnen Feedback zu Ihrer Leistung zu geben, damit Sie erkennen, was Sie korrigieren müssen, um Ihre verteilten Mitarbeiter weiterhin erfolgreich zu koordinieren.Dies wird Ihnen auch helfen, Ihre eigenen Kommunikationsprobleme in einem verteilten Team zu überwinden.
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