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Las nuevas formas de trabajar, remotas e híbridas, han llevado a los empresarios y a los responsables de los equipos a implementar algunos procesos para mantener el flujo de trabajo y alcanzar los objetivos de la organización. Para cualquiera que esté a cargo de una plantilla distribuida, preguntarse cómo superaría los retos de comunicación en un equipo remoto es clave para lograr resultados.
El trabajo a distancia está más normalizado que nunca: según Forbes, 12,7% de los empleados a tiempo completo trabajan desde casa. Esto abre la puerta a los retos de comunicación en un equipo remoto, por lo que es importante mantener en el mismo canal a los empleados de la oficina, los híbridos y los que trabajan en el extranjero.
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Las plataformas de colaboración en la nube te ayudan a superar estas dificultades, pero también puedes poner en práctica otras estrategias que te permitan comunicarte con los miembros de tu equipo, trabajar sin interrupciones y alcanzar tus objetivos con rapidez.
En Serviap Global, somos una empresa “remote-first” que ayuda a las firmas a contratar talento remoto en más de 100 países de todo el mundo, por lo que entendemos cómo superar los retos de comunicación en un equipo remoto.
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7 consejos para afrontar los retos de comunicación en un equipo remoto
Comunicarse con claridad y precisión con tus trabajadores, aunque estén en una oficina, siempre requerirá habilidades particulares, ya que no sólo debes dominar tu expresión oral, sino también la escrita. De este modo, las tareas se realizan a tiempo, los procesos se entienden y el flujo de trabajo no se ve comprometido.
El teletrabajo llegó para quedarse: es flexible, aporta diversidad a las empresas y mejora el equilibrio entre vida laboral y personal. Sin embargo, es un hecho que puede causar algunas dificultades de comunicación. Así que, si diriges personal o trabajas a distancia, sigue estos consejos sobre cómo superar los retos de comunicación en un equipo remoto:
1) Utiliza una plataforma de comunicación común
Aunque ya existían varias plataformas de comunicación y colaboración a distancia, el auge del teletrabajo llevó a más gente a contratar a desarrolladores extranjeros y ofrecer soluciones innovadoras para afrontar los retos de los equipos distribuidos o internacionales.
Hoy día, muchas aplicaciones del mercado, como Slack o Teams, facilitan que todos los miembros del equipo puedan expresarse, organizar reuniones, compartir archivos y hablar con otras personas dentro y fuera de su organización, y así minimizar los retos de comunicación en un equipo remoto.
Por ello, elige una opción estándar y fácil de usar para que todos tus empleados tengan el mismo canal de comunicación. Y en caso de que la necesites, ten una alternativa, ya sea para emergencias o si falla tu plataforma habitual.
2) Aplica protocolos y directrices
A veces, para superar los problemas de comunicación dentro de una organización o con un equipo a distancia, es necesario revisar documentos y guías de actuación previamente diseñados, como los planes de comunicación de crisis.
Estos manuales, entre otros usos, dan instrucciones que te ayudan a comunicarte con transparencia, transmiten confianza y credibilidad y estimulan el espíritu de colaboración entre los miembros de la organización.
Así pues, para superar los retos de comunicación en un equipo remoto, como líder o jefe de departamento, aplica protocolos y directrices, como definir correctamente las agendas. Así evitarás instrucciones poco claras y una mala planificación.
3) Optimiza los flujos de trabajo
Una mayor organización y planificación ayuda a superar los retos de comunicación en un equipo remoto, lo que significa que sabrás qué asignar a tus colaboradores en las reuniones periódicas, cuáles son las tareas más importantes y qué están haciendo tus empleados.
Así que, para optimizar los flujos de trabajo y asegurarse de que los miembros de tu equipo están al día con la secuencia de actividades, la duración y la manera en que deben realizarse, implanta un sistema de asignación y control de tareas.
Herramientas como Notion, por ejemplo, te ayudan a crear bases de datos compartidas en las que puedes indicar el nombre de la tarea, quién es el responsable, la fecha de vencimiento y el estado, e incluso adjuntar pruebas una vez finalizado el trabajo.
4) Facilita el acceso a los archivos
Los espacios de trabajo, incluso los virtuales, deben estar lo mejor organizados posible. Por ejemplo, en una oficina puede haber archiveros con carpetas que contengan la documentación necesaria. Lo mismo puede —y debe— hacerse con tu espacio de trabajo virtual.
Las plataformas que utilices para la comunicación virtual deben permitirte disponer de capacidad de almacenamiento en la nube, de manera que puedas tener archivos en varios formatos para realizar tus actividades diarias. Así, tus empleados ahorrarán tiempo al preguntar dónde está un documento.
Cuanto más organizados tengas tus espacios de trabajo virtuales, menos problemas de comunicación se presentarán en un equipo remoto y podrás trabajar con mayor armonía.
5) Organiza actividades para fomentar el espíritu de equipo
Según Indeed, mejorar las habilidades de comunicación del personal mediante actividades de creación de equipos puede aumentar la productividad y mitigar los conflictos antes de que surjan. También son una vía para romper la rutina y divertirse.
Las actividades periódicas de creación de equipos son esenciales para que los empleados se conozcan más allá del entorno laboral, entiendan lo que hacen los demás y sepan a quién dirigirse si necesitan ayuda.
Además de ser una estrategia para superar los retos de comunicación en un equipo remoto, estas actividades te ayudarán a descubrir otros talentos de tu plantilla que pueden aportar valor a tu empresa y gustos compartidos para desarrollar otros proyectos fuera de la organización.
6) Ofrece formación general
La formación de los empleados tiene efectos positivos tanto para los trabajadores como para las empresas. Al mejorar sus habilidades y conocimientos, los empleados rinden más y son más productivos, lo que lleva a las organizaciones a alcanzar sus objetivos con mayor rapidez y eficacia.
La formación puede versar sobre cómo utilizar una nueva plataforma o sistema o incluso sobre cómo superar los retos de comunicación en un equipo remoto. En cualquier caso, también ayudan a los miembros de distintos departamentos a conocerse y trabajar en colaboración.
Para dirigir un equipo a distancia y alcanzar el éxito, recuerda que la comunicación no es sólo entre los miembros del equipo, sino interdepartamental y hacia el exterior de la empresa, por lo que es mejor capacitar a tu equipo, mejorar sus canales de comunicación y resolver cualquier conflicto que surja.
7) Acepta y ofrece retroalimentación
La retroalimentación es vital para reforzar la comunicación con los empleados. Acércate a ellos, organiza reuniones individuales, escucha sus necesidades y aplica estrategias en conjunta. Tus comentarios no tienen por qué ser necesariamente por medio de una cita programada o un correo electrónico; pueden ser un mensaje rápido sobre el rendimiento de un empleado, una tarea entregada en fechas recientes o un proyecto en curso, todo ayuda para superar los retos de comunicación en un equipo remoto.
El feedback también contribuye a crear equipos más fuertes y armoniosos, ya que ayuda a romper los malos hábitos y permite a los empleados reconocer sus áreas de oportunidad para mejorar de manera continua.
Además, deja una puerta abierta para que tus trabajadores te den su opinión sobre tu rendimiento, así reconocerás lo que necesitas corregir para seguir coordinando con éxito la fuerza de trabajo distribuida. Esto también te ayudará a superar tus propios retos de comunicación en un equipo remoto.
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