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Cuando las empresas buscan contratar empleados en el extranjero, buscar expandir su talento y optimizar costos. Sin embargo, hay varios aspectos a considerar en relación con los empleados internacionales, incluyendo la documentación.
Las leyes laborales varían significativamente de un país a otro, por lo que el cumplimiento normativo es una prioridad clave. Contar con la documentación adecuada garantiza la protección legal tanto del empleador como del empleado, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la correcta asignación de beneficios.
Sin la documentación necesaria, las empresas se enfrentan a riesgos como multas, disputas legales y problemas operativos.
Empleados vs. Contratistas
En el dinámico mercado laboral actual, muchas empresas dependen de contratistas independientes para realizar proyectos importantes o cubrir necesidades laborales a corto y mediano plazo.
La diferencia entre contratar a un empleado de tiempo completo y a un contratista independiente en una empresa global radica en factores legales, financieros y operativos.
Un empleado de tiempo completo es contratado bajo un contrato laboral local, de acuerdo con las leyes laborales del país donde trabaja. El empleador es responsable de gestionar los impuestos sobre la nómina, el seguro y los beneficios obligatorios.
Por otro lado, un contratista independiente presta servicios bajo un acuerdo de negocio a negocio o un contrato freelance. Por lo tanto, no está necesariamente sujeto a las leyes laborales locales, pero debe cumplir con las regulaciones fiscales y comerciales.
Documentos esenciales para contratar empleados en el extranjero
En el proceso de contratar empleados en el extranjero, ya sea que contrates empleados de tiempo completo directamente o a través de un Employer of Record (EOR), contar con la documentación adecuada es fundamental para garantizar el cumplimiento normativo y un proceso de incorporación sin contratiempos.
1) Contrato laboral
Un contrato de trabajo bien estructurado es la base de cualquier contratación internacional. Debe incluir detalles clave, como funciones y responsabilidades del puesto, salario y beneficios, horario y condiciones laborales, así como disposiciones de la legislación laboral local.
2) Permisos de trabajo y visas
Para contratar empleados en el extranjero, obtener un permiso de trabajo o visa válida es fundamental. El tipo de permiso depende del cargo del empleado, su nacionalidad y las leyes de inmigración del país. En algunos casos, los trabajadores remotos pueden optar por una visa de nómada digital. No contar con la visa adecuada puede resultar en sanciones y restricciones laborales.
3) Números de identificación fiscal
La mayoría de los países requieren que los empleados tengan un número de identificación fiscal (TIN) para procesar la nómina y cumplir con las regulaciones fiscales locales. Los empleadores también pueden necesitar un registro fiscal local para remitir el impuesto sobre la renta y las contribuciones a la seguridad social.
4) Registro de seguridad social
Muchos países exigen que los empleados estén inscritos en los sistemas locales de seguridad social o en esquemas de seguros privados. Los empleadores deben garantizar el cumplimiento registrando a su personal y realizando las contribuciones necesarias.
5) Nómina e información bancaria
Para procesar los pagos de salario, los empleados generalmente necesitan una cuenta bancaria o un perfil en una billetera digital, como PayPal. Algunos países requieren que se mantengan registros de nómina para fines de auditoría. Contar con un asistente de cumplimiento externo puede ayudar a optimizar la gestión de la nómina.
6) Manuales de empleado y políticas
Proporcionar a los empleados un manual que detalle las políticas de la empresa, la conducta en el lugar de trabajo y los derechos legales ayuda a establecer expectativas y fomenta una cultura laboral positiva. En algunas jurisdicciones, políticas específicas, como las directrices de salud y seguridad, son requeridas por la ley.
Documentos regionales específicos
Examen médico: En muchos casos, un examen médico preempleo puede ser obligatorio para asegurar que el empleado cumpla con los estándares de salud y seguridad.
Carta de oferta: Una carta de oferta extiende formalmente una oferta de trabajo y detalla los términos básicos del empleo antes de firmar un contrato completo. Generalmente incluye el salario, la fecha de inicio y las expectativas del puesto. En algunos países, la carta de oferta se considera una cortesía, pero en otros, puede ser obligatoria.
Certificados civiles: Algunos países también solicitan documentos específicos como certificados de matrimonio o nacimiento, constancia electoral y certificado de reservista.
Externalizando la gestión del cumplimiento legal al contratar empleados en el extranjero
Un proveedor de soluciones de Employer of Record garantizará el cumplimiento de todas las regulaciones laborales locales y las leyes corporativas, incluyendo contratos laborales, impuestos y contribuciones, entre otros documentos.
Un Employer of Record se encargará de la nómina de todos los profesionales contratados en tu nombre, lo que significa que calcularán y deducirán tanto las contribuciones del empleado como del empleador, incluyendo el IVA, pensiones, salud y cualquier otra contribución obligatoria.
