Como ultrapassar os desafios de comunicação em equipe remota?

As novas formas de trabalho, remoto e híbrido, levaram os proprietários de empresas e os líderes de departamentos a implementar alguns processos para manter o fluxo de trabalho e atingir os objetivos organizacionais.

Para qualquer pessoa responsável por uma força de trabalho distribuída, a questão de saber como ultrapassar os desafios de comunicação em equipe remota é fundamental para alcançar resultados.

O trabalho remoto está mais normalizado do que nunca: de acordo com a Forbes, 12,7% dos funcionários a tempo integral trabalham a partir de casa. Isto abre a porta a desafios de comunicação em equipe remota e é importante manter os funcionários no escritório, híbridos e no estrangeiro no mesmo canal.

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As plataformas de colaboração baseadas em nuvem ajudam a ultrapassar estas dificuldades, mas também pode implementar outras estratégias que lhe permitam comunicar com os membros da sua equipa, trabalhar sem interrupções e atingir rapidamente os seus objetivos.

Na Serviap Global, somos uma empresa que dá prioridade ao trabalho remoto e que ajuda as empresas a contratar talentos remotos em mais de 100 países em todo o mundo, pelo que sabemos como ultrapassar os desafios de comunicação em equipe remota.

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7 dicas para lidar com os desafios de comunicação em equipe remota

Comunicar de forma clara e precisa com os seus trabalhadores, mesmo que estejam num escritório, exigirá sempre competências específicas, uma vez que deve dominar não só a sua expressão oral, mas também a escrita. Desta forma, as tarefas são executadas a tempo, os processos são compreendidos e o seu fluxo de trabalho não é comprometido.

O trabalho online veio para ficar: é flexível, traz diversidade às empresas e melhora o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. No entanto, é um fato que pode causar algumas dificuldades de comunicação. Por isso, se gere pessoal ou trabalha à distância, siga as dicas abaixo sobre como ultrapassar os desafios de comunicação numa equipa remota:

1) Utilizar uma plataforma de comunicação comum

Embora já existissem várias plataformas de comunicação e colaboração à distância, o boom do trabalho online levou mais pessoas a contratarem programadores estrangeiros e a oferecerem soluções inovadoras para responder aos desafios das equipas distribuídas ou internacionais.

Por esta razão, hoje em dia, muitas aplicações no mercado, como o Slack ou o Teams, facilitam a expressão de todos os membros da equipe, a organização de reuniões, a partilha de ficheiros e a comunicação com outras pessoas dentro e fora da sua organização.

Por isso, opte por uma possiblidade standard e fácil de utilizar para que todos os seus empregados tenham o mesmo canal de comunicação em equipe remota. E, caso seja necessário, tenha uma alternativa, quer para emergências quer para o caso de a sua plataforma habitual falhar.

2) Implementar protocolos e diretrizes

Por vezes, para ultrapassar problemas de comunicação dentro de uma organização ou com uma equipe remota, é necessário rever documentos e guias de ação previamente concebidos, tais como planos de comunicação de crise.

Estes manuais, entre outras utilizações, fornecem instruções que o ajudam a comunicar com transparência, a transmitir confiança e credibilidade e a estimular o espírito de colaboração entre os membros da sua organização.

Assim, para ultrapassar os desafios de comunicação em equipe remota, enquanto líder ou chefe de departamento, aplique protocolos e orientações como a definição correcta das agendas. Isto ajuda a evitar instruções pouco claras e um planeamento deficiente.

3) Otimize os seus fluxos de trabalho

Mais organização e planejamento ajudam a ultrapassar os desafios de comunicação em equipe remota, o que significa que saberá o que atribuir nas suas reuniões regulares com os colaboradores, quais as tarefas mais importantes e o que os seus colaboradores estão a fazer.

Assim, para otimizar os fluxos de trabalho e garantir que os seus empregados acompanham a sequência das actividades, a duração e a forma como devem ser entregues, implemente um sistema de atribuição e controlo de tarefas.

Ferramentas como o Notion, por exemplo, ajudam a criar bases de dados partilhadas onde se pode indicar o nome da tarefa, quem é o responsável, a data de vencimento, o estado e até anexar provas quando o trabalho estiver concluído.

4) Facilitar o acesso aos ficheiros

Os espaços de trabalho, mesmo os virtuais, devem ser tão bem organizados quanto possível. Por exemplo, num escritório, pode ter armários de arquivo com pastas que contêm a documentação necessária. O mesmo pode – e deve – ser feito com o seu espaço de trabalho virtual.

As plataformas que utiliza para comunicação virtual devem permitir ter capacidade de armazenamento na nuvem, para que possa ter ficheiros em vários formatos para realizar as suas atividades diárias. Desta forma, os seus colaboradores pouparão tempo a perguntar onde está um documento.

Quanto mais organizados estiverem os seus espaços de trabalho virtuais, menos desafios de comunicação se colocarão a uma equipa remota e mais harmoniosamente poderão trabalhar.

5) Realizar atividades de formação de equipes

De acordo com o Indeed, melhorar as capacidades de comunicação do seu pessoal através de atividades de formação de equipes pode aumentar a produtividade e atenuar os conflitos antes que estes surjam. São também uma forma de quebrar a rotina e de se divertir.

As atividades regulares de formação de equipes são essenciais para que os seus empregados se conheçam para além do ambiente de trabalho, compreendam o que cada um faz e saibam a quem recorrer se precisarem de ajuda.

Para além de ser uma estratégia para ultrapassar os desafios de comunicação em equipe remota, estas atividades vão ajudá-lo a descobrir outros talentos dos seus colaboradores que podem acrescentar valor à sua empresa e gostos partilhados que podem levá-lo a desenvolver outros projetos fora da organização.

6) Oferecer formação geral

A formação dos trabalhadores tem efeitos positivos tanto para os trabalhadores como para as empresas. Ao melhorar as suas competências e conhecimentos, os empregados têm um melhor desempenho e são mais produtivos, levando as organizações a atingir os seus objetivos de forma mais rápida e eficiente.

A formação pode ser sobre como utilizar uma nova plataforma ou sistema ou mesmo sobre como ultrapassar os desafios de comunicação numa equipa remota. Seja qual for o caso, também ajudam os membros de diferentes departamentos a conhecerem-se e a trabalharem em colaboração.

Para liderar uma equipe remota e alcançar o sucesso, lembre-se que a comunicação não é apenas entre os membros da equipe, mas também entre departamentos e fora da empresa, pelo que é melhor formar a sua equipa, melhorar os seus canais de comunicação e resolver qualquer conflito que surja.

7) Aceitar e dar feedback

O feedback é vital para reforçar a comunicação com os seus colaboradores. Contate-os, faça reuniões individuais, ouça as suas necessidades e implemente estratégias em conjunto. Os seus comentários não têm necessariamente de ser feitos através de um compromisso agendado ou de um e-mail; podem ser uma mensagem rápida sobre o desempenho de um empregado, uma tarefa recentemente entregue ou um projeto em curso.

O feedback também ajuda a criar equipes mais fortes e harmoniosas, ajudando a quebrar maus hábitos e permitindo que os funcionários reconheçam as suas áreas de oportunidade para melhorar ainda mais.

Além disso, deixe uma porta aberta para que os seus empregados lhe deem feedback sobre o seu desempenho, para que reconheça o que precisa de corrigir para continuar a coordenar com êxito a sua força de trabalho distribuída. Isto também o ajudará a ultrapassar os seus próprios desafios de comunicação em equipe remota.

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