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Las empresas que buscan nuevas formas de hacer crecer su negocio pueden decidir que necesitan ayuda externa para lograr sus objetivos. La subcontratación se está convirtiendo en una de las formas más comunes de que las empresas pasen al siguiente nivel, al conseguir eficiencias de escala que no pueden darse si todos los procesos son internos.
Incluso cuando una empresa decide que necesita ayuda externa, llegar a ese objetivo final de alcanzar el éxito puede ser todo un reto. Aunque las ventajas de la externalización son inmensas, no existe un camino estándar para llegar del Punto A al Punto B. Si está considerando la posibilidad de externalizar, es importante que comprenda el proceso típico que conlleva. Aquí tiene todo lo que necesita saber sobre el proceso de externalización.
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Evaluación de las necesidades
Quizá el paso más importante en el proceso de externalización sea empezar por evaluar y comprender las necesidades de su empresa. La externalización tiene más éxito cuando las empresas comprenden claramente cuáles son sus necesidades y cómo quieren utilizar una empresa de externalización para ayudarles a satisfacerlas.
Internamente, la empresa debe evaluar cuáles son sus deficiencias para poder comunicárselas a las posibles empresas subcontratadas. Además, deben tener una idea clara de lo que quieren que la empresa de externalización consiga para ellos. Por último, la empresa tiene que identificar a un equipo de personas que serán el punto de contacto para la empresa de externalización y discutir cómo trabajarán juntos para alcanzar sus objetivos.
Buscar una empresa
El siguiente paso es buscar y examinar posibles empresas de externalización. Hoy en día, hay muchas opciones. Algunos tendrán su sede en el país, mientras que otros pueden estar en el extranjero.
Realice un análisis exhaustivo de los pros y los contras de la externalización local, deslocalizada y deslocalizada, y asegúrese también de llevar a cabo la diligencia debida en cada una de las empresas. Esto le ayudará a acotar su búsqueda de posibles empresas con las que hacer negocios.
Una vez que haya reducido su búsqueda a unas pocas empresas, investíguelas a fondo. Realice entrevistas virtuales para hacerse una idea de cómo trabaja esa empresa y cuál es su estilo, busque opiniones en Internet y pida referencias para poder llamar y pedir recomendaciones personales.
Establecer el contrato
La fase contractual es muy importante para que todas las partes sepan lo que se espera. El contrato establecerá las condiciones financieras y las responsabilidades de cada parte, y fijará claramente las expectativas de todas las partes.
El contrato debe incluir las responsabilidades exactas, quién se encargará de qué aspectos del acuerdo y qué harán las partes si surge algún problema, cuestión o disputa.
Aunque este paso puede ser muy formal, es una forma estupenda de conectar también con su empresa de subcontratación a nivel personal. Cuando negocias con otra empresa, te haces una idea de quiénes son sus dirigentes y cómo hacen negocios.
Transición del trabajo
Una vez establecido el contrato, es hora de empezar a realizar la transición del trabajo y los recursos de su empresa a la empresa de externalización. Lo que esto implique dependerá de dónde se externalice -en el país o en el extranjero-, de las tareas o departamentos que se externalicen y de los recursos con los que ya se cuente.
Como mínimo, estará transfiriendo sus datos e información a la empresa de externalización. Entonces tendrán que integrarlo en su sistema o, mejor aún, en un sistema compartido al que puedan acceder ambas partes.
La comunicación es la clave del éxito en este paso. Debes asegurarte de que estás de acuerdo con la empresa subcontratada para que no se te escape nada. Al mismo tiempo, tiene que comunicar claramente a sus empleados internos lo que está haciendo, por qué lo está haciendo y cómo les beneficiará a ellos y a la empresa a largo plazo.
Manos a la obra
Una vez completada la transición, es hora de ponerse manos a la obra. Debe contar con un plan de supervisión interna para poder controlar lo que hace la empresa subcontratada. Las reuniones y/o llamadas periódicas entre las dos partes son una forma estupenda de asegurarse de que todo se está llevando a cabo según lo previsto.
Una vez que esté seguro de que todo funciona correctamente, puede empezar a trasladar a su equipo interno a nuevas tareas y objetivos. La externalización de determinadas tareas debería permitir a su equipo centrarse en otras tareas que antes no realizaba y que pueden ayudar a su empresa a seguir progresando.
Comprender los pasos del proceso de externalización ayudará a que el trabajo sea mucho más fácil a corto plazo y mucho más satisfactorio a largo plazo.
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