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Outsourcing von Prozessarbeit

BPO erfüllt in der Regel ergänzende - im Gegensatz zu den Kernfunktionen - mit Dienstleistungen, die sowohl technischer als auch nichttechnischer Art sein können.

Unternehmen, die auf der Suche nach neuen Möglichkeiten sind, ihr Geschäft auszubauen, können beschließen, dass sie externe Hilfe benötigen, um ihre Ziele zu erreichen. Outsourcing wird zu einer der häufigsten Möglichkeiten für Unternehmen, die nächste Stufe zu erreichen, indem sie Effizienzgewinne erzielen, die nicht möglich sind, wenn alle Prozesse intern durchgeführt werden.

Selbst wenn ein Unternehmen beschließt, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen, kann es eine Herausforderung sein, das endgültige Ziel des Erfolgs zu erreichen. Auch wenn die Vorteile des Outsourcings immens sind, gibt es keinen Standardweg, wie man von Punkt A zu Punkt B kommt. Wenn Sie Outsourcing in Betracht ziehen, ist es wichtig, dass Sie den typischen Prozess verstehen. Hier erfahren Sie alles, was Sie über den Outsourcing-Prozess wissen müssen!

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Bedarfsermittlung

Der vielleicht wichtigste Schritt im Outsourcing-Prozess besteht darin, zunächst die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu ermitteln und zu verstehen. Outsourcing ist dann am erfolgreichsten, wenn die Unternehmen genau wissen, welche Bedürfnisse sie haben und wie sie ein Outsourcing-Unternehmen nutzen wollen, um diese Bedürfnisse zu erfüllen.

Intern muss das Unternehmen bewerten, wo seine Schwachstellen liegen, damit es dies potenziellen Outsourcing-Unternehmen mitteilen kann. Darüber hinaus müssen sie eine klare Vorstellung davon haben, was das Outsourcing-Unternehmen für sie leisten soll. Schließlich muss das Unternehmen ein Team von Personen bestimmen, die als Ansprechpartner für das Outsourcing-Unternehmen fungieren, und besprechen, wie sie zusammenarbeiten werden, um ihre Ziele zu erreichen.

Suche nach einem Unternehmen

Der nächste Schritt besteht darin, potenzielle Outsourcing-Unternehmen zu suchen und zu prüfen. Heute gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten. Einige werden vor Ort tätig sein, während andere im Ausland angesiedelt sein können.

Führen Sie eine gründliche Analyse der Vor- und Nachteile von lokalem, Nearshore- und Offshore-Outsourcing durch, und achten Sie darauf, dass Sie auch die einzelnen Unternehmen mit der gebotenen Sorgfalt prüfen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Suche nach potenziellen Geschäftspartnern einzugrenzen.

Wenn Sie Ihre Suche auf einige wenige Unternehmen eingegrenzt haben, prüfen Sie diese gründlich. Führen Sie virtuelle Vorstellungsgespräche, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie das Unternehmen arbeitet und welchen Stil es pflegt, suchen Sie nach Online-Bewertungen und bitten Sie um Referenzen, damit Sie persönliche Empfehlungen einholen können.

Den Vertrag aufsetzen

Die Vertragsphase ist sehr wichtig, damit alle Seiten wissen, was erwartet wird. In dem Vertrag werden die finanziellen Bedingungen und die Zuständigkeiten beider Seiten festgelegt, und es werden klare Erwartungen an alle Parteien formuliert.

Der Vertrag sollte genaue Angaben zu den Verantwortlichkeiten enthalten, wer sich um welche Aspekte der Vereinbarung kümmert und was die Parteien im Falle von Problemen, Fragen oder Streitigkeiten tun werden.

Dieser Schritt kann zwar sehr formell sein, ist aber auch eine gute Möglichkeit, mit Ihrem Outsourcing-Unternehmen auf einer persönlichen Ebene in Kontakt zu treten. Wenn Sie mit einem anderen Unternehmen verhandeln, bekommen Sie ein gutes Gefühl dafür, wer die Führungskräfte sind und wie sie ihre Geschäfte führen.

Überleitung der Arbeit

Sobald der Vertrag abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, den Übergang von Arbeit und Ressourcen von Ihrem Unternehmen auf das Outsourcing-Unternehmen zu beginnen. Was dies bedeutet, hängt davon ab, wohin Sie auslagern – lokal oder im Ausland -, welche Aufgaben und/oder Abteilungen Sie auslagern und welche Ressourcen Sie bereits haben.

Zumindest werden Sie Ihre Daten und Informationen an das Outsourcing-Unternehmen weitergeben. Diese müssen sie dann in ihr System integrieren, oder besser noch, in ein gemeinsames System, auf das beide Parteien Zugriff haben.

Kommunikation ist ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg in diesem Schritt. Sie müssen sicherstellen, dass Sie mit dem Outsourcing-Unternehmen auf derselben Seite stehen, damit nichts durch die Maschen fällt. Gleichzeitig müssen Sie Ihren internen Mitarbeitern klar vermitteln, was Sie tun, warum Sie es tun und wie es ihnen und dem Unternehmen langfristig zugute kommen wird.

An die Arbeit gehen

Sobald der Übergang abgeschlossen ist, ist es Zeit, sich an die Arbeit zu machen. Sie sollten über einen internen Aufsichtsplan verfügen, damit Sie überwachen können, was das Outsourcing-Unternehmen tut. Regelmäßige Treffen und/oder Anrufe zwischen den beiden Parteien sind eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alles nach Plan abläuft.

Sobald Sie sicher sind, dass alles reibungslos läuft, können Sie auch damit beginnen, Ihr internes Team auf neue Aufgaben und Ziele einzustellen. Die Auslagerung bestimmter Aufgaben sollte es Ihrem Team ermöglichen, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, die es bisher nicht wahrgenommen hat und die Ihrem Unternehmen helfen können, weiter voranzukommen.

Wenn Sie die einzelnen Schritte des Outsourcing-Prozesses verstehen, wird die Arbeit kurzfristig viel einfacher und langfristig viel erfolgreicher.

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