Externalização do trabalho de processo

A BPO preenche normalmente funções suplementares - por oposição às principais - da empresa, com serviços que podem ser técnicos ou não técnicos.

As empresas que procuram novas formas de fazer crescer o seu negócio podem decidir que precisam de ajuda externa para atingir os seus objectivos. A subcontratação está a tornar-se uma das formas mais comuns de as empresas passarem para o nível seguinte, através da obtenção de eficiências de escala que não podem acontecer se todos os processos forem internos.

Mesmo quando uma empresa decide que precisa de ajuda externa, chegar ao objectivo final de alcançar o sucesso pode ser um desafio. Embora os benefícios da subcontratação sejam imensos, não existe um caminho padrão para chegar do Ponto A ao Ponto B. Se está a considerar a subcontratação, é importante que compreenda o processo típico envolvido. Eis tudo o que precisa de saber sobre o processo de externalização!

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Avaliação das necessidades

Talvez o passo mais importante no processo de subcontratação seja começar por avaliar e compreender as necessidades da sua empresa. A externalização é mais bem sucedida quando as empresas compreendem claramente quais são as suas necessidades e como pretendem utilizar uma empresa de externalização para as ajudar a satisfazer essas necessidades.

Internamente, a empresa deve avaliar quais são as suas deficiências para poder comunicá-las a potenciais empresas de externalização. Para além disso, devem ter uma ideia clara do que gostariam que a empresa de outsourcing fizesse por eles. Finalmente, a empresa tem de identificar uma equipa de pessoas que serão os pontos de contacto para a empresa de outsourcing e discutir como irão trabalhar em conjunto para atingir os seus objectivos.

Procurar uma empresa

O passo seguinte é procurar e examinar as potenciais empresas de externalização. Actualmente, existem muitas opções. Alguns estarão sediados localmente, enquanto outros poderão estar sediados no estrangeiro.

Efectue uma análise exaustiva dos prós e contras da externalização local, nearshore e offshore e certifique-se de que efectua também a devida diligência em empresas individuais. Isto ajudará a restringir a sua pesquisa de potenciais empresas com as quais fazer negócios.

Quando tiver reduzido a sua pesquisa a algumas empresas, examine-as cuidadosamente. Realize entrevistas virtuais para ter uma ideia de como a empresa trabalha e qual é o seu estilo, procure críticas na Internet e peça referências para obter recomendações pessoais.

Definir o contrato

A fase do contrato é muito importante para que todas as partes saibam o que se espera. O contrato estabelecerá as condições financeiras e as responsabilidades de cada parte e definirá claramente as expectativas de todas as partes.

O contrato deve incluir responsabilidades exactas, quem tratará de que aspectos do acordo e o que as partes farão se houver um problema, questão ou litígio.

Embora esta etapa possa ser muito formal, é uma óptima forma de estabelecer uma ligação pessoal com a sua empresa de externalização. Quando se negoceia com outra empresa, fica-se com uma excelente ideia de quem são os seus líderes e de como fazem negócios.

Transição do trabalho

Uma vez celebrado o contrato, é altura de começar a fazer a transição do trabalho e dos recursos da sua empresa para a empresa de outsourcing. O que isto implica dependerá do local para onde está a subcontratar – local ou estrangeiro -, das tarefas e/ou departamentos que está a subcontratar e dos recursos que já possui.

No mínimo, estará a fazer a transição dos seus dados e informações para a empresa de outsourcing. Terão então de integrar isso no seu sistema, ou melhor ainda, num sistema partilhado que possa ser acedido por ambas as partes.

A comunicação é uma grande chave para o sucesso nesta fase. Tem de se certificar de que está em sintonia com a empresa de subcontratação para que nada fique pelo caminho. Ao mesmo tempo, é necessário comunicar claramente aos seus empregados internos o que está a fazer, porque o está a fazer e como isso os beneficiará a eles e à empresa a longo prazo.

Começar a trabalhar

Uma vez concluída a transição, é altura de começar a trabalhar. Deve ter um plano de supervisão interna, para que possa monitorizar o que a empresa subcontratada está a fazer. Reuniões e/ou telefonemas regulares entre as duas partes são uma excelente forma de garantir que tudo está a ser concluído de acordo com o planeado.

Quando estiver seguro de que tudo está a correr bem, pode também começar a fazer a transição da sua equipa interna para novas tarefas e objectivos. A subcontratação de determinadas tarefas deve permitir que a sua equipa se concentre noutras tarefas que não estavam a fazer anteriormente e que podem ajudar a sua empresa a continuar a progredir.

Compreender as etapas do processo de externalização ajudará a tornar o trabalho muito mais fácil a curto prazo e muito mais bem sucedido a longo prazo.

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