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A gestão de salários e impostos é uma tarefa morosa e exigente, razão pela qual muitas empresas optam por trabalhar com um fornecedor de serviços de outsourcing de salários.
Isto pode ser particularmente atraente para as empresas com membros de equipas no estrangeiro – ou que estejam a considerar contratar no estrangeiro – porque significa que não precisam de se preocupar em lidar com regulamentos desconhecidos.
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A parceria com uma empresa que oferece este serviço significa esquecer cálculos e relatórios complexos, deixando-o a concentrar-se mais em outras áreas do seu negócio…
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O que é a externalização da folha de pagamento?
Para saber o que é a externalização da folha de pagamento, temos primeiro de ser claros sobre o que é a folha de pagamento. A folha de pagamento implica calcular os salários, adicionar horas adicionais ou bónus, e também garantir que os custos do empregador são também devidamente determinados.
Envolve também o pagamento de seguros médicos, quando estes fazem parte de um pacote profissional.
Gerir adequadamente os salários significa garantir que todos esses custos são pagos atempadamente, porque o não cumprimento pode resultar em dificuldades legais e sanções financeiras, bem como em descontentamento entre os membros da equipa.
A externalização da folha de pagamento significa simplesmente a transferência destas responsabilidades para terceiros fornecedores, que geralmente lhe cobrarão a folha de pagamento, com uma comissão acrescida no topo.
É um elemento chave dos serviços de organização profissional internacional de empregadores (PEO interancional) – em que o fornecedor, conhecido como empregador de registos (EOR) – contrata pessoal estrangeiro em nome de um cliente.
Embora a rapidez com que os profissionais estrangeiros podem ser contratados, bem como a capacidade de evitar a criação de uma entidade no país onde estão sediados, sejam uma das principais atracções deste serviço, o mesmo acontece com o facto de também incluir a subcontratação de salários. O que significa que o cumprimento de todas as leis locais relacionadas com a manutenção dos membros da equipa ultramarina é totalmente assegurado.
Quer seja utilizado com empregados estrangeiros ou domésticos, a externalização da folha de pagamentos é popular porque a folha de pagamentos é um puzzle com várias camadas com muitas peças móveis.
Num artigo de Janeiro de 2023, Forbes Advisor observa que no passado muitas empresas lutaram para “possuir e exercer controlo sobre todas as suas funções e activos comerciais”. Impedidas pelas suas “estruturas internas inchadas”, muitas empresas viam a externalização como uma válvula de escape que, com o tempo, se tornou uma estratégia empresarial padrão.
Ter um terceiro a desempenhar uma função crítica dentro de uma empresa, como a administração de fundos e o tratamento de informação confidencial, era outrora impensável. Contudo, a entrega do controlo dos procedimentos básicos a peritos pode ajudar a poupar tempo, minimizar erros, melhorar a segurança, manter o cumprimento dos regulamentos governamentais e reduzir custos.
A folha de pagamento também pode ser hibridizada e é conhecida como “co-funcionamento de folha de pagamento”. De acordo com este modelo, alguns processos de pagamento são realizados internamente enquanto um perito executa outros. Isto permite às empresas particularmente preocupadas com a segurança manter o controlo sobre informações sensíveis ou confidenciais.
Como iniciar a externalização dos salários?
O processo de subcontratação de salários difere dependendo do território em que uma empresa e um fornecedor de serviços de salários operam, mas normalmente começa com um acordo sobre os termos entre as duas partes: o que o contrato irá cobrir e quais serão os custos.
Quando subcontratado, o perito trata da configuração da folha de pagamento, do método de pagamento, da retenção de todos os impostos sobre rendimentos e salários aplicáveis, da administração das deduções dos empregados, da administração de quaisquer formulários, e da declaração fiscal de final de ano.
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O processamento de salários é geralmente subcontratado a uma empresa de contabilidade ou a uma empresa especializada em processamento de salários (também chamada gabinete de serviços de salários ou fornecedor de subcontratação de salários). No entanto, como acima referido, quando se contrata no estrangeiro, isto também faz parte dos serviços internacionais PEO / EOR.
Embora as taxas de externalização da folha de pagamento possam ser calculadas de várias maneiras diferentes, tais como uma taxa fixa para um determinado projecto, ou uma percentagem da folha de pagamento a ser processada, uma EOR cobrará normalmente uma taxa fixa por empregado que esteja a administrar.
Como funciona a externalização dos salários?
Para começar a trabalhar em conjunto, a EOR ou o fornecedor de subcontratação de salários assegurará que o seu cliente tenha todos os registos e licenças necessários. E também, solicitará o acesso a todas as informações dos funcionários para gerir a folha de pagamentos.
Isto envolverá muitas vezes a infromação relacionada com os profissionais que estão a ser inseridos numa forma de pala que o fornecedor gere.
Após a troca das informações solicitadas, a folha de pagamento é processada periodicamente, de acordo com o ciclo de pagamento do cliente ou com a legislação local.
Isto incluirá o fornecedor da folha de pagamento a reter os rendimentos necessários e os impostos e deduções salariais, sendo facultado ao cliente o acesso a todos os registos e cálculos para os seus próprios fins de diligência e controlo.
O fornecedor de subcontratação de salários também apresentará relatórios periódicos, bem como contribuirá para a apresentação de relatórios periódicos às entidades oficiais de acordo com a lei.
Os benefícios da externalização da folha de pagamento
A externalização da folha de pagamento oferece uma série de benefícios, nomeadamente a oportunidade de uma empresa concentrar recursos internos noutras áreas do negócio — geralmente voltadas para o cliente ou geradoras de lucro.
Também pode ser uma grande poupança de tempo e dinheiro, especialmente quando se trata de membros de equipas estrangeiras, devido ao facto de não haver necessidade de passar pelo processo de aprendizagem sobre regulamentos estrangeiros.
Também vem com a conveniência de saber que a EOR ou o fornecedor de subcontratação de folha de pagamento irá acompanhar todas as alterações ou modificações na legislação relevante, e transmiti-las a si, bem como garantir que são cumpridas.
Os erros de cumprimento fiscal e laboral podem ser morosos e dispendiosos, especialmente para médias e grandes empresas com salários complexos. É por isso que deixar o processamento de salários para um perito garante que este seja efectuado utilizando sistemas de gestão eficientes. Isto significa que a externalização dos salários não só é benéfica para as operações de RH, mas também para as da equipa jurídica.
Outro benefício chave da subcontratação de salários quando se trata de administrar profissionais estrangeiros é o facto de o fornecedor estar frequentemente a desempenhar as suas funções no mesmo fuso horário que os empregados que estão a ser administrados – que podem estar a trabalhar num horário completamente diferente do da sede do cliente.
Desafios da externalização da folha de pagamento
Uma das desvantagens da subcontratação de salários é que embora a empresa cliente mantenha a autoridade e seja obrigada a monitorizar o seu fornecedor, pode não estar sempre ciente de todos os aspectos da forma como os salários são geridos.
Além disso, ao subcontratar a um fornecedor de serviços de processamento de salários, há mais riscos de diminuição da segurança dos dados para a empresa e para os empregados. Embora muitas empresas tenham programas fiáveis, não estão isentas de violações dos seus sistemas de segurança, e a realidade é que um cliente não tem controlo total sobre as protecções que um fornecedor implementa.
É por isso que alguma externalização de salários limita deliberadamente os serviços oferecidos. Ao reduzir em algumas áreas, as empresas evitarão ter de partilhar alguns dados sensíveis com o seu fornecedor de subcontratação de salários. Naturalmente, isto também é frequentemente mais barato.
É também por isso que encontrar uma EOR fiável e fiável ou um fornecedor externo de salários é uma obrigação. No entanto, a organização que contrata estes serviços continuará a ser responsável pela compensação legal dos seus empregados e pela remissão de impostos.
É claro que trabalhar com um parceiro bem estabelecido e fiável implicará geralmente o pagamento de um prémio, o que significa que a externalização da folha de pagamentos também pode ser mais cara do que a sua gestão interna, especialmente para as empresas mais pequenas com orçamentos limitados e mão-de-obra reduzida.
A identificação do melhor fornecedor para satisfazer as suas necessidades é, por isso, fundamental.
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