Inhaltsverzeichnis
Die Verwaltung von Gehältern und Steuern ist eine zeitraubende und anspruchsvolle Aufgabe, weshalb sich viele Unternehmen für die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Anbieter für die Gehaltsabrechnung entscheiden.
Dies kann besonders für Unternehmen attraktiv sein, die Mitarbeiter im Ausland haben – oder die eine Einstellung im Ausland in Erwägung ziehen -, da sie sich so nicht mit ungewohnten Vorschriften auseinandersetzen müssen.
ALSO SEHEN: Wie man ein erfolgreiches globales Mobilitätsprogramm in 4 Schritten startet
Wenn Sie mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das diesen Service anbietet, müssen Sie sich nicht mehr um komplexe Berechnungen und Berichte kümmern, sondern können sich auf andere Bereiche Ihres Unternehmens konzentrieren.
Wenn Sie daran interessiert sind, Fachkräfte im Ausland einzustellen und deren Gehaltsabrechnung zu übernehmen, ohne dass Sie eine lokale juristische Person gründen müssen, kontaktieren Sie uns noch heute.
Was ist Outsourcing der Gehaltsabrechnung?
Um zu wissen, was Payroll-Outsourcing ist, müssen wir uns zunächst darüber klar werden, was Payroll ist. Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung geht es darum, die Gehälter zu berechnen, zusätzliche Stunden oder Boni hinzuzufügen und sicherzustellen, dass auch die Arbeitgeberkosten korrekt ermittelt werden.
Sie umfasst auch die Zahlung von Krankenversicherungsbeiträgen, wenn diese Teil eines Pakets für Berufstätige sind.
Die ordnungsgemäße Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet, dass alle diese Kosten rechtzeitig gezahlt werden müssen, denn wenn dies nicht geschieht, kann es zu rechtlichen Schwierigkeiten und finanziellen Strafen sowie zu Unzufriedenheit unter den Teammitgliedern kommen.
Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet lediglich, dass diese Aufgaben an einen Drittanbieter übertragen werden, der Ihnen die Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Regel in Rechnung stellt und zusätzlich eine Provision erhebt.
Sie ist ein Schlüsselelement der Dienstleistungen einer internationalen professionellen Arbeitgeberorganisation (interantional PEO), bei der der Anbieter, der so genannte Employer of Record (EOR), im Namen eines Kunden Personal im Ausland einstellt.
Die Schnelligkeit, mit der Fachkräfte aus dem Ausland eingestellt werden können, sowie die Möglichkeit, die Gründung eines Unternehmens in dem Land, in dem sie ansässig sind, zu vermeiden, sind die Hauptattraktionen dieses Dienstes, ebenso wie die Tatsache, dass er auch das Outsourcing der Lohnbuchhaltung umfasst. Das bedeutet, dass die Einhaltung aller lokalen Gesetze im Zusammenhang mit der Betreuung dieser Teammitglieder in Übersee vollständig gewährleistet ist.
Unabhängig davon, ob es sich um Mitarbeiter aus dem Ausland oder aus dem Inland handelt, ist das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung beliebt, denn die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein vielschichtiges Puzzle mit vielen beweglichen Teilen.
In einem Artikel von Forbes Advisor vom Januar 2023 wird darauf hingewiesen, dass viele Unternehmen in der Vergangenheit Schwierigkeiten hatten, “die Kontrolle über alle ihre Geschäftsfunktionen und Vermögenswerte zu besitzen und auszuüben”. Viele Unternehmen, die durch ihre “aufgeblähten internen Strukturen” behindert wurden, sahen im Outsourcing ein Ventil, das mit der Zeit zur Standardgeschäftsstrategie wurde.
Früher war es undenkbar, eine kritische Funktion innerhalb eines Unternehmens, wie die Verwaltung von Geldern und den Umgang mit vertraulichen Informationen, einem Dritten zu überlassen. Die Übertragung der Kontrolle grundlegender Verfahren an Experten kann jedoch dazu beitragen, Zeit zu sparen, Fehler zu minimieren, die Sicherheit zu verbessern, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und Kosten zu senken.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann auch hybridisiert werden und ist als “Co-Sourcing” bekannt. Bei diesem Modell werden einige Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorgänge intern durchgeführt, während andere von einem Experten erledigt werden. Dies ermöglicht besonders sicherheitsbewussten Unternehmen, die Kontrolle über sensible oder vertrauliche Informationen zu behalten.
Wie beginnt man mit dem Outsourcing der Lohnbuchhaltung?
Der Prozess des Outsourcings der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist je nach Gebiet, in dem ein Unternehmen und ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister tätig sind, unterschiedlich, beginnt aber in der Regel mit der Vereinbarung der Bedingungen zwischen den beiden Parteien: was der Vertrag abdecken wird und wie hoch die Kosten sein werden.
Bei der Auslagerung kümmert sich der Experte um die Einrichtung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Zahlungsweise, die Einbehaltung aller anwendbaren Einkommens- und Lohnsteuern, die Verwaltung der Arbeitnehmerabzüge, die Verwaltung aller Formulare und die Steuererklärung am Jahresende.
ALSO SEHEN: Die besten Alternativen zur Einstellung von US-Tech-Fachkräften
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird in der Regel an eine Buchhaltungsfirma oder ein spezialisiertes Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen (auch Lohn- und Gehaltsabrechnungsbüro oder Payroll Outsourcing Provider genannt) ausgelagert. Wie bereits erwähnt, ist dies bei der Einstellung von Mitarbeitern im Ausland auch Teil der internationalen PEO / EOR-Dienstleistungen.
Während die Gebühren für die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf verschiedene Weise berechnet werden können, z. B. als Pauschalgebühr für ein bestimmtes Projekt oder als Prozentsatz der zu bearbeitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, berechnet ein EOR in der Regel eine Pauschalgebühr pro verwaltetem Mitarbeiter.
Wie funktioniert das Outsourcing der Gehaltsabrechnung?
Zu Beginn der Zusammenarbeit vergewissert sich der EOR- oder Payroll-Outsourcing-Anbieter, dass sein Kunde über alle erforderlichen Unterlagen und Lizenzen verfügt. Außerdem wird er den Zugang zu allen Mitarbeiterdaten beantragen, um die Gehaltsabrechnung zu verwalten.
Dabei werden die Informationen über diese Fachleute häufig in ein vom Anbieter verwaltetes Formular eingegeben.
Nach dem Austausch der angeforderten Informationen wird die Gehaltsabrechnung in regelmäßigen Abständen entsprechend dem Zahlungszyklus des Kunden oder der lokalen Gesetzgebung bearbeitet.
Dazu gehört auch, dass der Anbieter der Lohn- und Gehaltsabrechnung die erforderlichen Einkommens- und Lohnsteuern und Abzüge einbehält, wobei der Kunde zu seinen eigenen Sorgfalts- und Kontrollzwecken Zugang zu allen Aufzeichnungen und Berechnungen erhält.
Der Anbieter des Payroll-Outsourcings legt außerdem regelmäßig Berichte vor und trägt zur regelmäßigen Berichterstattung an offizielle Stellen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen bei.
Die Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung
Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet eine Reihe von Vorteilen, nicht zuletzt die Möglichkeit für ein Unternehmen, interne Ressourcen auf andere – in der Regel kundenorientierte oder gewinnbringende – Bereiche des Unternehmens zu konzentrieren.
Es kann auch eine große Zeit- und Kostenersparnis bedeuten, vor allem wenn es sich um Teammitglieder im Ausland handelt, da man sich nicht mit den ausländischen Vorschriften vertraut machen muss.
Außerdem haben Sie die Gewissheit, dass der EOR- oder Payroll-Outsourcing-Anbieter alle Änderungen der einschlägigen Rechtsvorschriften im Auge behält, sie an Sie weiterleitet und ihre Einhaltung garantiert.
Fehler bei der Einhaltung von Steuer- und Arbeitsgesetzen können zeitaufwändig und kostspielig sein, insbesondere für mittlere und große Unternehmen mit komplexen Gehaltslisten. Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung einem Fachmann überlassen, können Sie sicher sein, dass sie mit effizienten Verwaltungssystemen durchgeführt wird. Das bedeutet, dass die Auslagerung der Gehaltsabrechnung nicht nur für die Personalabteilung, sondern auch für die Rechtsabteilung von Vorteil ist.
Ein weiterer entscheidender Vorteil des Outsourcings der Gehaltsabrechnung bei der Verwaltung von Fachkräften im Ausland ist die Tatsache, dass der Anbieter seine Aufgaben oft in derselben Zeitzone wie die zu verwaltenden Mitarbeiter wahrnimmt, die möglicherweise nach einem völlig anderen Zeitplan arbeiten als der Hauptsitz des Kunden.
Herausforderungen beim Outsourcing der Gehaltsabrechnung
Einer der Nachteile des Outsourcings der Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht darin, dass das auftraggebende Unternehmen zwar die Autorität behält und verpflichtet ist, seinen Lieferanten zu überwachen, aber möglicherweise nicht jederzeit über alle Aspekte der Lohn- und Gehaltsabrechnung informiert ist.
Außerdem besteht bei der Auslagerung an einen Gehaltsabrechnungsdienstleister ein höheres Risiko einer geringeren Datensicherheit für das Unternehmen und die Mitarbeiter. Auch wenn viele Unternehmen über zuverlässige Programme verfügen, sind sie nicht vor Verstößen gegen ihre Sicherheitssysteme gefeit, und die Realität sieht so aus, dass ein Kunde keine vollständige Kontrolle über die von einem Anbieter implementierten Schutzmaßnahmen hat.
Aus diesem Grund schränken manche Lohnbuchhaltungs-Outsourcing-Unternehmen die angebotenen Dienstleistungen bewusst ein. Indem sie in einigen Bereichen Abstriche machen, vermeiden die Unternehmen die Weitergabe einiger sensibler Daten an ihren Outsourcing-Anbieter für die Lohnbuchhaltung. Das ist natürlich auch oft billiger.
Aus diesem Grund ist die Suche nach einem zuverlässigen und vertrauenswürdigen EOR- oder Payroll-Outsourcing-Anbieter ein Muss. Die Organisation, die diese Dienstleistungen in Auftrag gibt, ist jedoch nach wie vor für die gesetzliche Entlohnung ihrer Mitarbeiter und die Abführung von Steuern verantwortlich.
Natürlich ist die Zusammenarbeit mit einem etablierten und zuverlässigen Partner in der Regel mit einem Aufschlag verbunden, was bedeutet, dass die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auch teurer sein kann als die interne Verwaltung, insbesondere für kleinere Unternehmen mit begrenzten Budgets und kleinen Belegschaften.
Es ist daher von entscheidender Bedeutung, den besten Anbieter für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Serviap Global bietet Outsourcing der Gehaltsabrechnung als Teil der EOR-Dienstleistungen
Serviap Global ist in der Lage, Kunden mit internationalen PEO / EOR Dienstleistungen in über 100 Ländern weltweit zu unterstützen.
Wir bieten auch globale Talentakquisitionsdienste an, um diejenigen zu unterstützen, die Fachkräfte aus dem Ausland suchen, um sie direkt einzustellen, und unsere gut etablierten Rekrutierungsnetzwerke können Ihnen dabei helfen, Mitarbeiter innerhalb weniger Wochen, wenn nicht sogar noch früher, einzustellen.
Wir sind ein familiengeführtes Unternehmen, das vor mehr als 12 Jahren in Mexiko begann und dann in die ganze Welt expandierte. Obwohl wir eine globale Vision haben, sind wir der Art von hervorragendem Service und individueller Behandlung verpflichtet, die sich aus der Zusammenarbeit mit einem lokalen Anbieter ergibt.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei der globalen Mobilität unterstützen können.
Oder buchen Sie ein Gespräch mit einem Vertriebsmitarbeiter, der mit Unternehmen in Ihrer Region zusammenarbeitet.
Wenn Sie sich für diesen Artikel über das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung interessiert haben, finden Sie hier weitere Informationen zu diesem Thema. Oder lesen Sie mehr über uns.
Kontakt