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Gestionar una nómina global a distancia puede plantear muchas exigencias a los empresarios, porque implica prestaciones específicas de cada país, gestión fiscal, barreras lingüísticas, etc.
Pagar a los empleados a distancia también incluye:
- Leyes laborales distintas
- Requisitos de seguridad social
- Conversión de divisas
- Protección de datos
- Impuestos de nóminas globales
- Diferentes zonas horarias
- Paridad de pago
Para llevar a cabo con éxito operaciones de nómina global a distancia, es esencial automatizar al menos parte de las operaciones y mantenerse informado sobre las nuevas tendencias, tecnologías y cambios normativos que puedan afectar a la administración de las nóminas.
También debes mantener la flexibilidad en tu enfoque para adaptarte a las necesidades cambiantes de los empleados remotos y de tu empresa.
Desde soluciones de cumplimiento hasta asistencia integral, aquí tienes consejos sobre cómo gestionar eficazmente la nómina global a distancia de tus trabajadores.
7 consejos para gestionar nómina global a distancia
1) Comprender los requisitos legales internacionales
Empieza por comprender las obligaciones de legales asociadas al trabajo a distancia. Las leyes laborales pueden variar de una región a otra, por lo que puede ser necesario seguir la normativa local de los distintos lugares de trabajo. Esto puede incluir los planes de jubilación de los empleados, las horas de trabajo, los tipos de contratos, el salario mínimo e incluso los visados de trabajo.
2) Abordar las consideraciones fiscales
Un cumplimiento fiscal adecuado evita sanciones legales y fiscales. Familiarízate con las obligaciones fiscales de cada jurisdicción en la que residan tus trabajadores a distancia y asegúrate de retener e informar apropiadamente.
Las políticas fiscales y salariales pueden actualizarse y cambiar, como se ha visto recientemente en Canadá y Nueva Zelanda.
3) Calcula los salarios
Ten en cuenta los promedios y las prácticas del mercado a la hora de calcular los salarios de los empleados internacionales. Accede a bases de datos salariales regionales como Payscale, Glassdoor e informes salariales de las administraciones locales para conocer los salarios medios de cada país.
Trabajar en equipo con un Empleador Registrado para calcular los salarios de los empleados internacionales puede agilizar este proceso, ya que suelen tener acceso a datos salariales locales exhaustivos y pueden gestionar cálculos de nóminas complejos.
4) Elige el mejor software de nóminas
Si gestionas directamente la nómina global a distancia, invierte en un software diseñado para tus necesidades específicas, incluido el número de empleados, las regiones y los salarios. Busca plataformas que ofrezcan funciones como cálculos automatizados, opciones de depósito directo y acceso remoto para los empleados.
5) Ofrece una compensación adecuada
Crear una buena retribución puede incluir algo más que las prestaciones exigidas por ley. Para mantener altos los índices de retención, es importante hacer que los empleados se sientan valorados, sobre todo cuando las investigaciones demuestran que los trabajadores a distancia tienen menos probabilidades de recibir estímulos como ascensos y aumentos.
Considera ventajas como los días libres, la flexibilidad para el cuidado de la familia y los hijos, el estudio y la promoción de la mejora profesional, así como las recompensas por productividad.
6) Garantizar la seguridad de los datos
Proteger la información de la nómina global a distancia es primordial, especialmente en entornos en los que se puede acceder a los datos desde varias ubicaciones. Implementa medidas de seguridad sólidas para salvaguardar los datos de las nóminas, como el cifrado, la autenticación multifactor y las auditorías de seguridad periódicas.
Educa a los empleados remotos en las mejores prácticas para la seguridad de los datos y garantiza el cumplimiento de las normativas de privacidad pertinentes. Las violaciones de datos y los fraudes pueden volverse recurrentes sin una gestión adecuada de la seguridad.
7) Externaliza procesos
Siempre que lo necesites, puedes recurrir a un proveedor de externalización de nóminas para que te ayude a reducir los trámites burocráticos y simplificar los procesos. Asociarte con una empresa que ofrezca este servicio significa olvidarte de cálculos e informes complejos, lo que te permitirá centrarte más en otras áreas de tu negocio.
Puedes externalizar parte de tus responsabilidades en materia de nóminas, lo que también se conoce como “co-contratación de nóminas”, o externalizar totalmente tus demandas a un proveedor de outsourcing fiable. Y, aunque las tarifas de externalización pueden acordarse de distintas formas, como una tarifa plana por el proyecto, o un porcentaje de la nómina procesada, lo más probable es que siempre merezcan la pena teniendo en cuenta la cantidad de tiempo y recursos que puedes ahorrarte.
Conclusión
Gestionar nómina global a distancia es un reto polifacético, que te exige implementar soluciones automatizadas y estar al día con la tecnología de nóminas para ahorrarte tiempo y costes. La complejidad de gestionar las nóminas internacionales a menudo requiere conocimientos que van más allá de las capacidades internas.
Asociarse con un Empleador Registrado (EOR) puede ofrecer una solución integral a estos retos. Un EOR agiliza todo el proceso de cálculo de nóminas gestionando en tu nombre el cumplimiento de la normativa, los impuestos, los cálculos salariales y las prestaciones de los empleados.
Esto significa que las empresas pueden cumplir todos los requisitos legales, evitar costosos errores y asegurarse de que sus empleados cobren con precisión y puntualidad, independientemente de su ubicación. Al colaborar con un EOR, puedes centrarte más en tus actividades empresariales principales, con la seguridad de que tus necesidades de nómina global a distancia están siendo gestionadas por expertos.
