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Gestionar los salarios y los impuestos es una tarea que exige mucho tiempo y esfuerzo, por lo que muchas empresas optan por trabajar con un proveedor de externalización de nóminas.
Esto puede resultar especialmente atractivo para las empresas que tienen empleados en el extranjero -o que están pensando en contratarlos-, ya que les evita tener que preocuparse por conocer normativas desconocidas.
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Asociarse con una empresa que ofrece este servicio significa olvidarse de cálculos e informes complejos, lo que le permite centrarse más en otras áreas de su negocio….
Si está interesado en contratar profesionales en el extranjero y que se encarguen de sus nóminas, evitando al mismo tiempo la necesidad de constituir una entidad jurídica local, póngase en contacto con nosotros hoy mismo.
¿Qué es la externalización de nóminas?
Para saber qué es la externalización de nóminas, primero debemos tener claro qué son las nóminas. La nómina implica calcular los salarios, añadir horas adicionales o bonificaciones y garantizar que los costes de la empresa también se determinan correctamente.
También implica el pago de seguros médicos, cuando éstos forman parte de un paquete de profesionales.
Gestionar correctamente las nóminas significa garantizar que todos esos costes se pagan a tiempo, porque no hacerlo puede acarrear dificultades legales y sanciones económicas, además de descontento entre los miembros del equipo.
La externalización de las nóminas significa simplemente traspasar estas responsabilidades a un proveedor externo, que generalmente le facturará las nóminas, con una comisión añadida.
Es un elemento clave de los servicios de las organizaciones profesionales de empleadores internacionales (OPE internacionales), por los que el proveedor, conocido como empleador de registro (EOR), contrata personal en el extranjero en nombre de un cliente.
Si la rapidez con la que se puede contratar a profesionales extranjeros, así como la posibilidad de evitar la creación de una entidad en el país en el que están establecidos, son atractivos clave de este servicio, también lo es el hecho de que también incluya la externalización de nóminas. Esto significa que el cumplimiento de todas las leyes locales relacionadas con el mantenimiento de los miembros del equipo en el extranjero está totalmente garantizado.
Tanto si se utiliza con empleados extranjeros como nacionales, la externalización de nóminas es popular porque el cálculo de nóminas es un rompecabezas de varias capas con muchas piezas móviles.
En un artículo de enero de 2023, Forbes Advisor señala que en el pasado muchas empresas luchaban por “poseer y ejercer el control sobre todas sus funciones y activos empresariales.” Agobiadas por sus “hinchadas estructuras internas”, muchas empresas vieron en la externalización una válvula de escape que, con el tiempo, se convirtió en estrategia empresarial estándar.
Encargar a un tercero una función crítica dentro de una empresa, como la administración de fondos y el manejo de información confidencial, era antes impensable. Sin embargo, ceder el control de procedimientos básicos a expertos puede ayudar a ahorrar tiempo, minimizar errores, mejorar la seguridad, mantener el cumplimiento de la normativa gubernamental y reducir costes.
La nómina también puede hibridarse y se conoce como “co-sourcing de nómina”. En este modelo, algunos procesos de nómina se realizan internamente, mientras que otros los ejecuta un experto. Esto permite a las empresas especialmente preocupadas por la seguridad mantener el control sobre la información sensible o confidencial.
¿Cómo empezar a externalizar las nóminas?
El proceso de externalización de nóminas difiere según el territorio en el que operen una empresa y un proveedor de servicios de nóminas, pero suele empezar con el acuerdo de las condiciones entre ambas partes: qué cubrirá el contrato y cuáles serán los costes.
Cuando se subcontrata, el experto se encarga de la configuración de la nómina, el método de pago, la retención de todos los impuestos sobre la renta y la nómina aplicables, la administración de las deducciones de los empleados, la administración de cualquier formulario y la declaración de impuestos de fin de año.
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El procesamiento de las nóminas suele subcontratarse a una empresa de contabilidad o a una empresa especializada en nóminas (también llamada oficina de servicios de nóminas o proveedor de subcontratación de nóminas). Sin embargo, como se ha destacado anteriormente, cuando se contrata en el extranjero, esto también forma parte de los servicios de EOR / PEO internacional.
Aunque las tarifas de externalización de nóminas pueden calcularse de distintas formas, como una tarifa fija por proyecto o un porcentaje de la nómina procesada, un EOR suele cobrar una tarifa fija por empleado que esté administrando.
¿Cómo funciona la externalización de nóminas?
Para empezar a trabajar juntos, el EOR o proveedor de externalización de nóminas se asegurará de que su cliente dispone de todos los registros y licencias necesarios. Y también, solicitará acceso a toda la información de los empleados para gestionar las nóminas.
A menudo, la información relativa a estos profesionales se introduce en un formulario que gestiona el proveedor.
Tras intercambiar la información solicitada, la nómina se procesa periódicamente, según el ciclo de pago del cliente o la legislación local.
Esto incluirá que el proveedor de nóminas retenga los impuestos y retenciones necesarios sobre la renta y la nómina, y que el cliente tenga acceso a todos los registros y cálculos a efectos de diligencia debida y control.
El proveedor de externalización de nóminas también presentará informes periódicos, además de contribuir a la presentación de informes periódicos a las entidades oficiales de acuerdo con la ley.
Ventajas de la externalización de nóminas
La externalización de las nóminas ofrece una serie de ventajas, entre las que destaca la posibilidad de que una empresa concentre sus recursos internos en otras áreas de negocio, normalmente orientadas al cliente o a la generación de beneficios.
También puede suponer un importante ahorro de tiempo y dinero, sobre todo cuando se trata de miembros de equipos extranjeros, ya que no es necesario pasar por el proceso de conocer la normativa extranjera.
También supone la comodidad de saber que el EOR o proveedor de externalización de nóminas estará al tanto de todos los cambios o modificaciones de la legislación pertinente y se los transmitirá, además de garantizar su cumplimiento.
Los errores en el cumplimiento de la normativa fiscal y laboral pueden llevar mucho tiempo y resultar costosos, especialmente para las medianas y grandes empresas con nóminas complejas. Por eso, dejar el tratamiento de las nóminas en manos de un experto garantiza que se lleve a cabo mediante sistemas de gestión eficaces. Eso significa que la externalización de las nóminas no sólo es beneficiosa para las operaciones de RRHH, sino también para las del equipo jurídico.
Otra ventaja clave de la externalización de nóminas cuando se trata de administrar a profesionales en el extranjero es el hecho de que el proveedor a menudo llevará a cabo sus funciones en la misma zona horaria que los empleados administrados, que pueden estar trabajando en un horario completamente diferente al de la sede central del cliente.
Retos de la externalización de nóminas
Uno de los inconvenientes de la externalización de las nóminas es que, aunque la empresa cliente conserva la autoridad y está obligada a supervisar a su proveedor, es posible que no conozca en todo momento todos los aspectos de la gestión de las nóminas.
Además, cuando se subcontrata a un proveedor de servicios de nóminas, hay más riesgo de que disminuya la seguridad de los datos para la empresa y los empleados. Aunque muchas empresas tienen programas fiables, no están exentas de violaciones de sus sistemas de seguridad, y la realidad es que un cliente no tiene pleno control sobre las protecciones que implanta un proveedor.
Por eso, algunas externalizaciones de nóminas limitan deliberadamente los servicios ofrecidos. Recortando en algunas áreas, las empresas evitarán tener que compartir algunos datos sensibles con su proveedor de externalización de nóminas. Por supuesto, esto también suele ser más barato.
También por eso es imprescindible encontrar un EOR o proveedor de externalización de nóminas fiable y de confianza. Sin embargo, la organización que contrata estos servicios seguirá siendo responsable de compensar legalmente a sus empleados y de remitir los impuestos.
Por supuesto, trabajar con un socio bien establecido y de confianza implicará generalmente pagar una prima, lo que significa que externalizar las nóminas también puede ser más caro que gestionarlas internamente, especialmente para las empresas más pequeñas con presupuestos limitados y plantillas reducidas.
Por lo tanto, es fundamental encontrar el proveedor que mejor se adapte a sus necesidades.
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