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Todo lo que empieza acaba acabando, y trabajar para una organización no es una excepción. Por ello, los departamentos de RRHH modernos utilizan modelos para identificar y optimizar las distintas etapas del ciclo de vida del empleado. Todos los pasos son importantes, desde el primer contacto con la empresa hasta el día de su marcha e incluso después.
Inspirado en el customer journey mapping, el ciclo de vida del empleado representa la trayectoria de un profesional dentro de una misma empresa. Comprender las etapas de este viaje ayuda tanto a los individuos como a la empresa en general a maximizar la productividad y desarrollar plenamente las capacidades.
Gestionar cuidadosamente el ciclo de vida de cada empleado es fundamental para aprovechar al máximo el capital humano de una empresa. A continuación se indican las etapas de este proceso y su importancia.
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¿Por qué es importante comprender el ciclo de vida del empleado?
La experiencia de un empleado dentro de una organización puede ser tan valiosa como la de un cliente a la hora de desarrollar la empresa.
Gestionar hábilmente el ciclo de vida de un empleado permite a todos los miembros del equipo aprovechar al máximo su potencial y desarrollar plenamente sus capacidades. No sólo es bueno para ellos, sino que también ayuda a su empresa.
Cuanta más información tenga una empresa sobre las trayectorias de sus profesionales, más podrá el departamento de RR.HH. diseñar planes de carrera para motivar y recompensar a los trabajadores en función de su etapa de la vida profesional.
Si una empresa responde adecuadamente a las necesidades de sus empleados, éstos se sentirán reconocidos y valorados, lo que se traduce en un mejor ambiente de trabajo para todos. Durante su permanencia en la empresa, el trabajador pasa por cinco etapas, a las que hay que añadir una al entrar y otra al salir.
Las 6 etapas del ciclo de vida del empleado
1) Atracción de la marca
La relación entre un empresario y un empleado empieza desde que se ve la marca de la empresa y no desde que se firma el contrato de trabajo.Así que el ciclo de vida del empleado empieza aquí.
Cuando la gente se fija por primera vez en una marca y le gusta, puede plantearse trabajar para ella en el futuro. Por eso las empresas necesitan proyectar la imagen adecuada, promoviendo correctamente su misión, visión y valores.
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La primera impresión es la que cuenta, por lo que una buena imagen de la empresa es esencial para atraer a los mejores talentos.
En el mercado laboral actual, la gente no sólo piensa en cuestiones económicas, sino también en la ética de una empresa, sus políticas de igualdad y diversidad, la atención a la salud mental y el equilibrio entre vida laboral y personal.
2) Etapa de contratación en el ciclo de vida del empleado
La primera etapa formal en el ciclo de vida de un empleado es la contratación, que comienza con la publicación del puesto de trabajo, seguida del proceso de solicitud y selección. Por último, termina con la firma de un contrato de trabajo entre el empleado y el empresario.
El empresario debe pensar en un plan de carrera desde el principio de la relación del trabajador con la empresa. Tener una idea del ciclo de vida del empleado en esta fase afectará a lo que busca en un candidato.
El proceso de solicitud debe proporcionar al candidato toda la información necesaria para saber si el puesto es adecuado para él. Esto ayuda a la autoselección y descarta a los candidatos a los que no les guste el puesto.
Tras examinar a los solicitantes, debe seleccionarse al candidato adecuado en un plazo razonable. Este proceso de selección debe tener en cuenta la posible trayectoria del candidato en la empresa tras su contratación, no sólo sus aptitudes y capacidades actuales.
3) Incorporación
Tras firmar el contrato, empieza la incorporación del nuevo empleado. En esta fase, el recién llegado está entusiasmado con su nuevo trabajo y tiene una sensación de optimismo y potencial. El empresario, a su vez, debe hacer que los nuevos talentos se sientan bienvenidos y seguros.
Esta parte del ciclo de vida del empleado pretende ayudar a los recién llegados a integrarse en la cultura corporativa y formar parte de un equipo. Por lo tanto, es necesario reforzar los valores, la misión y la visión de la empresa, además del papel del nuevo empleado en la organización.
Para algunas organizaciones, el proceso de incorporación es breve, mientras que para otras puede implicar una serie de actividades que duren un mes o más. Una sesión de orientación para conocer al resto del equipo es vital, mientras que la comunicación y los comentarios periódicos ayudarán a los recién llegados a adaptarse rápidamente.
Durante la incorporación, la organización debe proporcionar a los nuevos profesionales todas las herramientas que necesiten para desempeñar su trabajo, como correo electrónico y acceso a las plataformas de comunicación de la empresa. Pequeños detalles, como un pequeño obsequio a su llegada, también pueden contribuir a que se sientan bienvenidos.
4) Etapa de retención en el ciclo de vida del empleado
Encontrar a los mejores talentos es una cosa, pero no sirve de nada si luego no se puede retener a esos miembros del equipo. Durante esta etapa, es necesario aplicar estrategias eficaces de retención de empleados, que incluyan formación adicional, oportunidades de crecimiento y otro tipo de apoyo que aumente su apego a la empresa.
La retribución y las recompensas ayudarán al empleado a sentirse valorado por su organización. De lo contrario, empezarán a buscar otras oportunidades laborales que les ayuden a alcanzar sus objetivos.
Para que los empleados se queden, debe ofrecerles una cultura y un espacio acogedores en los que trabajar. Especialmente tras la pandemia, la tecnología utilizada en el lugar de trabajo es fundamental. Según un estudio de Harvard Business Review de 2022, “la forma en que los empleados se comunican, colaboran y conectan [thanks to technology] son cualidades fundamentales de la experiencia del empleado.”
Retener a los profesionales no sólo significa cultivar una sólida cultura de empresa, sino también escuchar a cada uno de los miembros del equipo. Eso ayuda al empresario a saber cómo se sienten, qué buscan y qué esperan de la organización, al tiempo que los mantiene contentos.
5) Desarrollo – la etapa más crucial del ciclo de vida del empleado
El desarrollo y la retención de los empleados están estrechamente relacionados. Por ello, la organización debe fomentar el desarrollo de su personal mediante un plan de carrera o incentivos que apoyen la formación, ofrezcan oportunidades de promoción y eviten que busquen otro empleo.
En esta fase, es esencial conocer los puntos fuertes del nuevo profesional, cómo puede mejorar sus competencias y también cómo puede adquirir otras que le ayuden a desempeñar mejor sus actividades. Todas estas respuestas ayudarán a aprovechar su potencial a lo largo del ciclo de vida del empleado.
Un empresario puede utilizar varias estrategias para fomentar el desarrollo profesional. Las sesiones de tutoría con colegas más experimentados animan a aprender más y ofrecen un modelo de desarrollo, mientras que subvencionar cursos de formación fuera de la organización les ayudará a crecer profesional y personalmente.
Por último, las empresas deben trabajar el liderazgo en esta etapa, porque quienes se formen hoy estarán más preparados mañana para asumir mayores responsabilidades dentro de la organización. Contar con un plan de desarrollo y oportunidades de promoción para todos los miembros del equipo ayudará a mantener a los mejores talentos dentro de la organización.
6) Última etapa formal del ciclo de vida del empleado: el offboarding
El final del ciclo de vida de un empleado es inevitable, pero no tiene por qué ser negativo. En algún momento, un empleado dejará la empresa para la que ha trabajado, y sea cual sea el motivo de su marcha, debe ser profesional y en buenos términos.
Las entrevistas de salida ayudan a evaluar los motivos de la finalización de la relación entre el empleado y el empresario, así como a obtener información sobre los aspectos en los que puede mejorar no sólo el departamento de RRHH, sino toda la organización.
La salida de un empleado también implica tomar disposiciones para el despido y agradecer al ahora exempleado los servicios prestados. La empresa debe tomar medidas, como un plan de sucesión o transición.
La última etapa del ciclo de vida de un empleado afecta tanto a los que se van como a los que se quedan. Por este motivo, y para evitar incertidumbres en el resto del equipo de trabajo, es necesario comunicar por qué se marcha el empleado y si otra persona asumirá sus responsabilidades mientras se encuentra un nuevo candidato.
Una etapa más en el ciclo de vida del empleado: crear embajadores
Mantener una buena relación laboral con los empleados a lo largo de su ciclo de vida dentro de una organización es esencial para que sean productivos mientras permanezcan en la empresa.
También puede ser una parte fundamental del ciclo de vida laboral de los futuros miembros del equipo, ya que alguien que deja la organización en buenos términos y satisfecho con su experiencia se convertirá en embajador de la empresa.
Estos ex-empleados hablarán bien de la empresa, la recomendarán a otros, e incluso pueden plantearse volver más adelante.En cambio, los que han tenido malas experiencias pueden dar una imagen negativa de la empresa y, por injustificada que sea, puede ser perjudicial para ella.
Para no dañar la imagen de la empresa y tener a los que se van contentos, algunas empresas mantienen el contacto con sus antiguos empleados a través de las redes sociales, por correo electrónico, incluso recurriendo a ellos como consultores externos, o contactando con ellos cuando hay una vacante para ver si conocen a algún candidato.
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