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O trabalho assíncrono é derivado do trabalho remoto e híbrido em que as tarefas, processos e comunicação não são limitados por horários normais ou imediatismo. Assim, os empregados operam nas alturas que melhor lhes convêm, desde que cumpram os prazos acordados e as responsabilidades exigidas pela sua posição dentro da organização.
Uma redução na comunicação em tempo real também caracteriza o trabalho assíncrono. Em vez de reuniões presenciais ou chat instantâneo, os funcionários utilizam plataformas de fluxo de trabalho em linha, que permitem aos chefes de equipa planear tarefas, distribuí-las entre os colaboradores, e verificar o estado do trabalho com alguns cliques.
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Além disso, o trabalho assíncrono centra-se em objectivos a médio e longo prazo em vez de tarefas diárias, proporcionando aos trabalhadores mais liberdade e flexibilidade. Isto torna os membros do pessoal mais independentes, organizando os seus dias como querem, mas também têm mais responsabilidade, uma vez que ninguém está sempre a observar o que fazem, e não têm de cumprir um horário.
Este modelo de trabalho é perfeito para empresas que querem expandir-se internacionalmente e precisam de contratar os melhores profissionais independentemente da sua localização ou horário, quer directamente como contratantes internacionais independentes ou através de terceiros, como um empregador de registo (EOR) ou uma organização de empregadores profissionais (PEO).
Embora o trabalho assíncrono possa ser gratificante, requer muito planeamento, organização, distribuição de tarefas, confiança em plataformas de comunicação online, transparência de processos, e envolvimento dos funcionários, entre outras coisas. Portanto, aqui estão algumas dicas para a adoptar com sucesso na sua empresa.
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Como adoptar o trabalho assíncrono na sua empresa
A adopção do trabalho assíncrono numa empresa levará tempo, mas seguir estes passos ajudará a fazê-lo com sucesso:
1) Utilizar plataformas de comunicação
O trabalho assíncrono é uma variação do trabalho à distância. Tal como este modelo, depende de plataformas de comunicação e colaboração baseadas na nuvem. Estas ferramentas tecnológicas permitem aos membros da equipa manter-se em contacto e atribuir tarefas, rever o progresso, e aceder a qualquer projecto ou material.
Dado que o trabalho assíncrono se baseia na comunicação assíncrona, que não requer uma resposta imediata a um pedido ou atribuição de tarefas, as empresas devem ter chats, calendários partilhados, bases de dados, e plataformas de gestão de projectos. Desta forma, todos os empregados saberão o que fazer e não terão de esperar horas por uma resposta.
Algumas das mais populares plataformas de comunicação e colaboração baseadas na nuvem são:
- Microsoft Teams: combines chat rooms, video calls, file storage, and application integration.
- Asana: facilitates work management by organizing teams and assigning and tracking tasks.
- Google Drive: allows the storage of files in the cloud, which can be synchronized between different devices, and creating and editing shared documents.
- Slack: in its “workspaces,” users can communicate with voice calls, video calls, text messages, media sharing, file sharing, and more.
2) Ter objectivos claros
Prazos claros são cruciais para as empresas que querem abraçar o trabalho assíncrono porque os empregados podem organizar melhor os seus dias e ser mais eficientes quando conhecem as suas responsabilidades e quando são obrigados a cumprir.
Quando o pessoal se encontra em fusos horários diferentes, o estabelecimento de linhas temporais é indispensável para alcançar os objectivos organizacionais. Por conseguinte, os chefes de equipa e gestores de departamento devem assegurar-se de que os seus empregados estão disponíveis para iniciar um projecto e confirmar a atribuição de uma nova tarefa.
Do mesmo modo, devem ser definidas e partilhadas directrizes com todos os empregados, desde uma descrição completa e clara das funções até ao método de entrega e canais de comunicação disponíveis em caso de dúvidas ou necessidade de aconselhamento.
Processos e prazos definidos requerem planeamento, teste de plataformas e métodos específicos, e escolha daqueles que melhor se adequam às necessidades dentro da organização. Assim, investir tempo suficiente na organização de equipas distribuídas ajudará a optimizar as operações e facilitará a adopção bem sucedida do trabalho assíncrono.
3) Gerir as suas equipas
Gerir equipas é um desafio e fazê-lo à distância ou de uma forma híbrida é ainda mais complexo. Além disso, quando se pretende implementar o trabalho assíncrono numa empresa, é preciso estar ciente dos fusos horários que cada membro da equipa tem de ter um maior controlo sobre os projectos do início ao fim.
Como líder de equipa, deve formar os funcionários nos processos e plataformas que tem de tornar as operações à distância mais eficientes e assegurar que as suas instruções são claras, documentadas e têm as etiquetas de tempo correctas.
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Embora o pessoal seja mais independente e tenha maior liberdade em relação ao seu tempo e à forma como funciona, um chefe de equipa é responsável por dar orientações a seguir antes de delegar um projecto a um parceiro, algo que irá melhorar com o tempo e a prática.
Ao implementar uma nova plataforma de comunicação e colaboração, os líderes devem conduzir as suas equipas através desta transição, uma vez que um dos objectivos do trabalho assíncrono é manter o fluxo de trabalho e a produtividade, o que requer verificações e orientações regulares.
4) Reduzir reuniões desnecessárias
Quando a pandemia da COVID-19 causou o encerramento de empresas, estas procuraram formas de se manterem em funcionamento. Como resultado, muitas implementaram trabalho remoto ou híbrido, dependendo da sua natureza. Longe do escritório, as reuniões virtuais foram popularizadas ao ponto de se tornarem uma das formas mais fáceis de comunicar.
No entanto, como os processos de trabalho à distância foram padronizados, por vezes estas reuniões tornaram-se demasiado comuns e mesmo desnecessárias. Quando o trabalho assíncrono é introduzido, as videochamadas são reduzidas, e aquelas que “poderiam ter sido um e-mail” são evitadas.
É aconselhável ter um plano semanal das reuniões a realizar, bem como o objectivo de cada uma delas, o tempo que vai demorar, e as pessoas que precisam de se ligar. Se estas reuniões forem meramente informativas, é melhor utilizar outros canais, tais como um e-mail, e pedir confirmação de recepção.
Devido à multiplicidade de fusos horários que podem existir entre os colaboradores, as chamadas de vídeo constantes podem ser complicadas e cansativas, pelo que todas as dúvidas devem ser esclarecidas antes de se iniciar um projecto. Um canal de comunicação urgente, tal como um grupo exclusivo WhatsApp, também pode ser previsto para lidar com questões que não podem esperar.
5) Promover a autogestão
Aprender a gerir o seu tempo é essencial quando se trabalha à distância ou híbrido, especialmente quando a sua empresa se mudou para o trabalho assíncrono. Isto significa criar horários diários ou semanais e estabelecer objectivos a si próprio, independentemente dos prazos estabelecidos na sua organização.
A autogestão tem a ver com o conhecimento de si próprio, que tarefas são mais fáceis ou que o fazem sentir-se mais confortável, e que pode demorar mais tempo. Ser claro sobre as suas competências e identificar as suas áreas de oportunidade ajudá-lo-á a estabelecer prioridades para que possa permanecer calmo e concentrado nos prazos.
Quando se trabalha a partir de casa e não se tem um horário definido, é fácil sentir-se demasiado confiante. Contudo, é melhor planear o tempo para rever um trabalho e refiná-lo antes de o submeter para aprovação ou partilhá-lo com os colegas de equipa.
Do mesmo modo, se precisar de mais tempo para completar um projecto ou estar ausente, deve comunicá-lo. Isto ajudá-lo-á a tomar as medidas necessárias e a atribuir o trabalho pendente a outro colaborador. Mais uma vez, a chave é reconhecer os seus limites, organização e planeamento.
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