O trabalho virtual tornou-se popular nos últimos anos, trazendo muitas vantagens, mas também vários desafios. Para os gestores e supervisores, a coordenação de forças de trabalho distribuídas apresenta exigências diferentes das do trabalho presencial, e ter aprender como liderar uma equipe no trabalho remoto é cada vez mais importante para as empresas atingirem os seus objetivos organizacionais.

A liderança é a capacidade de um indivíduo guiar e inspirar os outros, seja numa organização, numa sociedade ou numa equipe. O trabalho à distância desempenha um papel fundamental no sucesso e na direção de uma empresa, uma vez que os líderes devem definir objetivos e fornecer aos seus colaboradores os conhecimentos e as ferramentas necessárias para os alcançar.

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Para além de saber comunicar a missão, a visão e os objetivos da empresa para coordenar as equipes remotas, não se deve esquecer que a liderança no trabalho online afeta toda a empresa. Podem existir desafios a ultrapassar, tal qual a promoção de uma relação amigável entre o trabalho à distância e a saúde mental, durante todo o processo de como liderar uma equipe à distância.

Um líder também tem a opção de subcontratar um terceiro, como um empregador de registo (EOR), para tratar de parte dos recursos humanos da sua empresa. Assim, enquanto a EOR encontra e contrata pessoal qualificado de acordo com os regulamentos locais, o líder pode concentrar-se em como liderar uma equipe na gestão do pessoal.

Os líderes inatos têm estas competências naturalmente, mas também é possível a qualquer pessoa desenvolvê-las ou melhorar aquelas com que tem mais dificuldades. Apresentamos oito dicas importantes para você descobrir como liderar uma equipe online e coordenar equipes distribuídas com menos complicações.

8 dicas importantes sobre como liderar uma equipe distribuída

Se quiser melhorar a sua liderança no trabalho à distância, siga estas recomendações:

1) Comunicar eficazmente

As competências de comunicação são indispensáveis em qualquer aspecto da vida, uma vez que ajudam as pessoas a relacionarem-se bem umas com as outras. Num ambiente de trabalho, comunicar eficazmente é vital, especialmente quando se trabalha num modo híbrido ou completamente virtual, em que não se veem as pessoas cara a cara.

Um líder, estando à frente de um grupo de indivíduos com um objetivo comum, deve ser capaz de transmitir as suas ideias de forma rápida e eficaz. Certifique-se de que as mensagens diretas e os e-mails têm um objetivo claro e um tom adequado – evite a tentação de fazer piadas que podem não ser compreendidas, por exemplo.

Quando for necessário, marque videochamadas para comunicar tanto em pessoa como por texto. Além disso, ser claro, empático e um ouvinte ativo também ajudará qualquer coordenador ou supervisor de equipe a aprender como liderar uma equipe no trabalho à distância.

2) Ter um plano de trabalho

Quando se está à frente de uma equipe, seguir um plano de trabalho é essencial e isto não é diferente se você pensa em como liderar uma equipe no trabalho remoto. Quer seja semanal, mensal ou anual, o planejamento das suas atividades vai organizar melhor os seus empregados, especialmente quando estes trabalham de casa e têm horários ou fusos horários diferentes.

O trabalho assíncrono não é fácil de gerir para todo mundo, mas é possível transformá-lo numa grande vantagem com o plano certo. Pense na melhor forma de organizar o fluxo de trabalho com pessoas que têm horários de trabalho diferentes. Um trabalhador na Europa pode verificar algo produzido seis horas antes por um colega na Ásia.

Para operar à distância com o mínimo de complicações, é indispensável dedicar algum tempo à criação de um plano de trabalho, pois facilitará as responsabilidades futuras do líder, como coordenar os membros da equipe, saber o que cada um está fazendo, o prazo das suas tarefas, quais são as tarefas mais importantes e se os objetivos estão sendo alcançados.

3) Utilizar bem a tecnologia

As ferramentas tecnológicas são essenciais para melhorar a liderança no trabalho à distância, porque saber quais são as mais úteis e utilizá-las ao máximo não só melhorará a comunicação entre o líder e os seus colaboradores, como também facilitará todos os processos de trabalho.

Há uma diferença entre compreender os elementos básicos de um sistema e saber como liderar uma equipe utilizando estes elementos da melhor forma. A maioria das plataformas oferece cursos de familiarização aprofundados – tire partido disso. Muitas pessoas não o fazem, e então acabam por utilizar apenas uma pequena parte do potencial que a tecnologia lhes permite.

Para orientar uma equipe para o sucesso, um bom líder sabe utilizar uma série de tecnologias, desde o correio eletrônico até as aplicações de videochamada e as plataformas de comunicação e colaboração mais populares. Não se deixe acomodar e esteja atento a novas opções que possam simplificar os seus procedimentos operacionais.

4) Ser flexível

O escritório virtual é sinônimo de flexibilidade, e a liderança no trabalho remoto também deve ser, desde permitir que os funcionários estabeleçam os horários que melhor lhes convêm até compreender que muitos têm um melhor desempenho quando trabalham por objetivos e não com um horário fixo.

Ser um líder flexível não significa ser brando, mas sim compreender que os membros da equipe podem resolver a mesma tarefa em momentos diferentes e em condições diferentes. Muitas vezes, podem intercalar o seu dia de trabalho com outras atividades pessoais, como levar os filhos à escola, cuidar de outros membros da família ou ir a uma consulta médica.

É aqui que entram os pontos anteriores sobre planejamento e comunicação. A chave é estabelecer prazos e ser claro quanto aos processos. Certifique-se de que todos sabem que, embora as horas exatas possam ser flexíveis, o trabalho tem de ser feito com a mesma altura.

5) Compreender a diversidade

Atualmente, o recrutamento internacional é mais fácil do que era há alguns anos. Além disso, criou equipes cada vez mais diversificadas, com pessoas de diferentes origens, culturas e tradições que, muitas vezes, nem sequer partilham a mesma língua materna e utilizam uma segunda língua comum para se comunicar. A liderança sensível no trabalho à distância tem de ter em conta este fato.

Compreender estas diferenças enquanto chefe ou empregador pode criar ambientes de trabalho inclusivos e harmoniosos. Aproveitar todas as perspectivas de empregados na melhora de processos também pode fazer crescer sua empresa. Olhos diferentes veem coisas diferentes, e um membro da equipe com outra experiência pode injetar um novo dinamismo nas normas estabelecidas.

Certifique-se de que você mantém as coisas neutras e pense em como agir de uma forma culturalmente sensível. Você pode querer verificar algo em privado com algumas pessoas antes de um anúncio em grupo. Não se esqueça de incluir toda mundo de forma proativa – as pessoas podem ser tímidas ou mesmo nervosas ao mencionar as diferenças culturais.

6) Adaptar-se à mudança

A adaptação à mudança é uma competência que ajuda as pessoas a gerir quando surgem problemas para atingir determinados objetivos ou resolver um problema. Esta competência é um passo fundamental sobre como liderar uma equipe híbrida, especialmente com a recente rotação maciça de trabalhadores e a adoção de processos para melhorar o teletrabalho.

O progresso passa muitas vezes pela mudança e pode enfrentar desafios constantes, pelo que, para melhorar a liderança no trabalho à distância, é essencial ter esta capacidade, tanto a nível profissional como pessoal. Esta capacidade leva você a adquirir novas competências, a ser flexível e a orientar a sua equipe para o sucesso. Quando um líder se adapta à mudança e o demonstra, é também mais fácil para as pessoas com quem trabalha fazerem o mesmo.

A adaptabilidade pode envolver medidas de curto prazo, como o que fazer em caso de problemas com a Internet, mas também pode implicar mudanças entre plataformas ou a contratação de trabalhadores num novo território e a necessidade de se adaptarem a novos horários, novas personalidades e, possivelmente, a uma nova cultura.

7) Promover o desenvolvimento

Melhorar a liderança no teletrabalho não é apenas saber orientar um grupo de pessoas que trabalha em casa para atingir os objetivos da empresa, mas também incentivar o desenvolvimento pessoal desses colaboradores.

Embora os ambientes de escritório tradicionais sejam locais fáceis para promover e ministrar formação contínua, tal atitude pode ser mais difícil por meio de videochamadas e reuniões virtuais. Você pode ter que sugerir cursos e oportunidades à sua equipe de forma proativa. Não tem que estar diretamente relacionado com as suas funções profissionais.

Hoje em dia, muitos trabalhadores procuram empregos que lhes permitam conciliar a vida profissional com as suas necessidades pessoais, pelo que o líder deve garantir que eles possam realizar outro tipo de atividades, desde as que têm a ver com a melhoria da sua saúde física e mental até à frequência de cursos de formação ou workshops.

8) Trabalhar em colaboração

Embora o trabalho online possa parecer muito mais individual e automatizado, continua a fazer parte de uma equipe. Como líder, há a responsabilidade de reconhecer este fato e de lembrar a todos o papel que lhes cabe no processo. Não se esqueça que delegar tarefas é uma parte importante de aprender como liderar uma equipe online com sucesso. Isto ajuda a nivelar a estrutura da equipe e faz com que todos se sintam mais valorizados.

Embora o trabalho dentro da sua equipe ocupe a maior parte do seu tempo, também será necessário trabalhar com colegas que lideram outras equipas. Se pretende melhorar a sua liderança no teletrabalho, não só é necessário colaborar com outros líderes dentro da sua organização, como também fora dela.

Por exemplo, confiar num terceiro, como um empregador de registo (EOR), para assumir responsabilidades específicas de gestão dos recursos humanos ou da aquisição de talentos da sua organização, permite você a se concentrar em como liderar uma equipe com êxito.

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