El trabajo asíncrono implica crear una plantilla distribuida compuesta por personas con diferentes ubicaciones y horarios. Puede parecer imposible, pero cuando se hace correctamente permite a las empresas explorar otros mercados y acceder a talentos internacionales que funcionan a su propio ritmo y no dependen de los horarios de trabajo tradicionales.

El trabajo asíncrono se deriva del trabajo a distancia e híbrido, en el que las tareas, los procesos y la comunicación no están limitados por los horarios normales o la inmediatez. Así, los empleados trabajan en los horarios que mejor les convienen siempre que cumplan los plazos acordados y las responsabilidades que exige su puesto dentro de la organización.

El trabajo asíncrono también se caracteriza por una reducción de la comunicación en tiempo real. En lugar de las reuniones cara a cara o el chat instantáneo, los empleados utilizan plataformas de flujo de trabajo en línea, que permiten a los jefes de equipo planificar tareas, distribuirlas entre los colaboradores y comprobar el estado del trabajo con un par de clics.

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Además, el trabajo asíncrono se centra en objetivos a medio y largo plazo más que en tareas diarias, lo que proporciona a los trabajadores más libertad y flexibilidad. Esto hace que los miembros del personal sean más independientes, organizando sus días como quieran, pero también tienen más responsabilidad, ya que nadie está pendiente de lo que hacen todo el tiempo, y no tienen que cumplir un horario.

Este modelo de trabajo es perfecto para las empresas que desean expandirse internacionalmente y necesitan contratar a los mejores profesionales independientemente de su ubicación u horario, ya sea directamente como contratistas independientes internacionales o a través de un tercero, como un empleador registrado (EOR) o una organización de empleadores profesionales (PEO).

Aunque el trabajo asíncrono puede ser gratificante, requiere mucha planificación, organización, distribución de tareas, dependencia de plataformas de comunicación en línea, transparencia en los procesos y compromiso de los empleados, entre otras cosas. He aquí algunos consejos para adoptarlo con éxito en su empresa.

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Cómo adoptar el trabajo asíncrono en tu empresa

Adoptar el trabajo asíncrono en una empresa llevará tiempo, pero seguir estos pasos ayudará a hacerlo con éxito:

1) Utiliza plataformas de comunicación

El trabajo asíncrono es una variante del trabajo a distancia. Al igual que este modelo, se basa en plataformas de comunicación y colaboración en la nube. Estas herramientas tecnológicas permiten a los miembros del equipo mantenerse en contacto y asignar tareas, revisar el progreso y acceder a cualquier proyecto o material.

Como el trabajo asíncrono se basa en la comunicación asíncrona, que no requiere una respuesta inmediata a una solicitud o asignación de tareas, las empresas deben disponer de chats, calendarios compartidos, bases de datos y plataformas de gestión de proyectos. De este modo, todos los empleados sabrán qué hacer y no tendrán que esperar horas para recibir una respuesta.

Algunas de las plataformas de comunicación y colaboración en la nube más populares son:

• Microsoft Teams: combina salas de chat, videollamadas, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. 
• Asana: facilita la gestión del trabajo mediante la organización de equipos y la asignación y seguimiento de tareas. 
• Google Drive: permite almacenar archivos en la nube, que se pueden sincronizar entre distintos dispositivos, además de crear y editar documentos compartidos. 
• Slack: en sus “espacios de trabajo”, los usuarios pueden comunicarse con llamadas de voz, videollamadas, mensajes de texto, compartir medios, archivos, etc.

2) Ten objetivos claros

Los plazos claros son cruciales para las empresas que quieren adoptar el trabajo asíncrono, porque los empleados pueden organizar mejor sus días y ser más eficientes cuando conocen sus responsabilidades y cuándo deben cumplirlas.

Cuando el personal se encuentra en zonas horarias diferentes, establecer plazos es indispensable para alcanzar los objetivos de la organización. Por eso, los jefes de equipo y los directores de departamento deben asegurarse de que sus empleados están disponibles para iniciar un proyecto y confirmar la asignación de una nueva tarea.

Del mismo modo, deben establecerse y compartirse directrices con todos los empleados, desde una descripción completa y clara del puesto hasta el método de entrega y los canales de comunicación disponibles en caso de dudas o necesidad de asesoramiento.

Los procesos y plazos definidos requieren planificación, probar plataformas y métodos específicos y elegir los que mejor se adapten a las necesidades de la organización. Así pues, invertir el tiempo suficiente en organizar equipos distribuidos ayudará a optimizar las operaciones y facilitará la adopción con éxito del trabajo asíncrono.

3) Gestiona tus equipos

Gestionar equipos es todo un reto y hacerlo a distancia o de forma híbrida es aún más complejo. Además, cuando se quiere implantar el trabajo asíncrono en una empresa, hay que ser consciente de las zonas horarias que tiene cada miembro del equipo para tener un mayor control sobre los proyectos de principio a fin.

Como jefe de equipo, debe formar a los empleados en los procesos y plataformas que tiene para hacer más eficientes las operaciones a distancia y asegurarse de que sus instrucciones son claras, están documentadas y tienen las etiquetas de tiempo correctas.

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Mientras que el personal es más independiente y tiene mayor libertad en cuanto a su tiempo y su forma de actuar, el jefe de equipo es responsable de dar las pautas a seguir antes de delegar un proyecto en un compañero, algo que mejorará con el tiempo y la práctica.

Al implantar una nueva plataforma de comunicación y colaboración, los líderes deben guiar a sus equipos a través de esta transición, ya que uno de los objetivos del trabajo asíncrono es mantener el flujo de trabajo y la productividad, lo que requiere controles y orientación periódicos.

4) Reduce las reuniones innecesarias

Cuando la pandemia de COVID-19 provocó el cierre de empresas, éstas buscaron formas de seguir funcionando. Como resultado, muchas implantaron el trabajo a distancia o híbrido, según su naturaleza. Lejos de la oficina, las reuniones virtuales se popularizaron hasta el punto de convertirse en una de las formas más fáciles de comunicarse.

Sin embargo, a medida que se estandarizaban los procesos de trabajo a distancia, a veces estas reuniones se volvían demasiado habituales e incluso innecesarias. Cuando se introduce el trabajo asíncrono, se reducen las videollamadas y se evitan las que “podrían haber sido un correo electrónico”.

Es aconsejable tener un plan semanal de las reuniones que se van a celebrar, así como el propósito de cada una, el tiempo que llevará y las personas que deben conectarse. Si estas reuniones son puramente informativas, es mejor utilizar otros canales, como un correo electrónico, y pedir confirmación de recepción.

Debido a los múltiples husos horarios que pueden existir entre los colaboradores, las videollamadas constantes pueden resultar complicadas y agotadoras, por lo que conviene aclarar todas las dudas antes de iniciar un proyecto. También puede preverse un canal de comunicación urgente, como un grupo exclusivo de WhatsApp, para tratar asuntos que no pueden esperar.

5) Promueve la autogestión

Aprender a gestionar tu tiempo es esencial cuando trabajas a distancia o de forma híbrida, especialmente cuando tu empresa ha pasado al trabajo asíncrono. Esto significa crear horarios diarios o semanales y marcarse objetivos, independientemente de los plazos establecidos en tu organización.

La autogestión tiene que ver con conocerte a ti mismo, qué tareas son más fáciles o te hacen sentir más cómodo y cuáles pueden llevarte más tiempo. Tener claras tus habilidades e identificar tus áreas de oportunidad te ayudará a priorizar para poder mantener la calma y centrarte en los plazos.

Cuando trabajas desde casa y no tienes un horario fijo, es fácil sentirse demasiado confiado. Sin embargo, es mejor planificar tiempo para revisar una tarea y perfeccionarla antes de enviarla para su aprobación o compartirla con los compañeros de equipo.

Del mismo modo, si necesitas más tiempo para terminar un proyecto o ausentarte, debes comunicarlo. Esto te ayudará a tomar las medidas necesarias y asignar el trabajo pendiente a otro colaborador. De nuevo, la clave está en reconocer tus límites, organizarte y planificar.

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