Gracias al auge del trabajo a distancia, cada vez más empresas están interesadas en crear una plantilla distribuida, lo que implica tener miembros del equipo en múltiples ubicaciones.

Una de las formas más rápidas y cómodas de conseguirlo es contratar a profesionales internacionales a través de un empleador registrado (EOR).

Un EOR utilizará su propia entidad local para contratar a miembros del equipo en el extranjero en su nombre. El EOR podrá ayudarle con la contratación, la incorporación, las nóminas y, en su caso, la salida, pero esos profesionales dependerán directamente de usted.

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De este modo, dispondrá de personas trabajando para usted en el extranjero, sin tener que preocuparse de crear su propia entidad extranjera, ni de cumplir normativas desconocidas. Es una solución rápida que minimiza los riesgos.

Esto hace que trabajar con una EOR sea una forma ideal de establecer una plantilla internacional distribuida. En caso de que le interese tener una plantilla distribuida por varios países, o prevea ampliarla en el futuro, merece la pena buscar un proveedor de EOR capaz de prestarle apoyo en múltiples mercados.

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¿Qué es una plantilla distribuida?

Una plantilla distribuida se compone de personas que trabajan juntas en distintos lugares. Puede tratarse de personas que acuden a la sede de una organización diaria u ocasionalmente, de personas que trabajan en otra oficina o de trabajadores totalmente a distancia.

En algunos casos, una plantilla distribuida podría estar formada por un equipo en el que nadie se encuentra en el mismo lugar, o en el que la mayoría está basada en un lugar, mientras que es supervisada o dirigida por alguien en otro lugar.

En consecuencia, una plantilla distribuida tenderá a ser diversa, tanto por su dispersión geográfica como porque el trabajo a distancia tiende a promover la diversidad en el lugar de trabajo.

En muchos casos, sus miembros trabajan en zonas horarias diferentes y pueden no compartir la misma lengua materna. Eso también podría significar que trabajan con un horario asíncrono, de modo que hay momentos en los que unos trabajan y otros no.

Por lo general, esto significa que una plantilla distribuida depende de las herramientas y plataformas de gestión en línea para colaborar y realizar un seguimiento de las tareas, mientras que las reuniones de equipo tendrán que coordinarse cuidadosamente para adaptarse a los distintos horarios.

Aunque el hecho de que las personas estén en zonas horarias diferentes puede ser una fuente o una dificultad en términos de coordinación, también puede servir como una ventaja, ya que también podría significar que el equipo está disponible para comunicarse con los clientes u otras personas durante períodos más largos de un día determinado.

Cómo crear una plantilla distribuida con un EOR

La creación de una plantilla distribuida mediante un EOR implica los siete pasos siguientes:

1) Elige el mejor proveedor de EOR

Elegir un EOR con el que trabajar implica tener en cuenta una serie de factores. La más obvia es la calidad del servicio y la competitividad del precio al que se ofrece. Porque, aunque querrá encontrar el mejor proveedor posible, también tendrá que elegir en función de su presupuesto.

Más allá de eso, considerar qué planes de futuro tiene para su plantilla distribuida también es una decisión importante. Si sólo tiene previsto contratar a miembros de equipos internacionales en un país concreto, puede optar por trabajar con un EOR que sólo atienda a ese mercado. Sin embargo, si la expansión futura es una posibilidad, es probable que desee encontrar un proveedor que pueda apoyarle en consecuencia.

2) Encuentra los mejores talentos locales

El EOR que elija tendrá una red de contratación consolidada y un buen conocimiento de los mejores perfiles a tener en cuenta, en términos de dónde se han cualificado los candidatos y con quién han trabajado anteriormente.

Su EOR también llevará a cabo una selección preliminar de los candidatos, asegurándose de que reúnen todas las aptitudes y conocimientos que requiere el puesto, antes de proporcionarle una lista de perfiles entre los que elegir o con los que concertar una nueva entrevista, incluida la información obtenida en la selección.

3) Incorpora a tus empleados

Tras firmar el contrato laboral, comienza la incorporación de los empleados. Así que, mientras construyes una plantilla distribuida con servicios EOR, asegúrate de que tus nuevos talentos se sientan bienvenidos y seguros, comparte con ellos la cultura corporativa y hazles saber que son un nuevo y valioso eslabón de una cadena mayor.

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La incorporación puede durar desde un par de días hasta un mes o más, dependiendo del territorio. Aun así, este paso ayuda a los recién llegados a integrarse en la organización, sienta las bases de la relación empleado-empleador, les asigna sus tareas iniciales y les proporciona todas las herramientas que necesitan para realizar sus actividades diarias.

4) Programa reuniones periódicas

Cuando construya una plantilla distribuida con servicios EOR, con empleados en distintos lugares y zonas horarias, necesitará reforzar la comunicación entre sus colaboradores, por lo que las reuniones periódicas serán aún más necesarias que en el caso de las plantillas unipersonales.

Esto no significa que vayas a organizar reuniones para todo, pero al menos una videollamada semanal para impulsar proyectos e iniciativas ayudará a que tus empleados se conozcan y vean que tienen un canal de comunicación abierto. Recuerda que cada reunión debe tener un objetivo claro para evitar perder el tiempo.

5) Establece objetivos para los nuevos miembros del equipo

Tener una plantilla distribuida proporciona flexibilidad, ya que los trabajadores realizan sus actividades desde dondequiera que estén, con sus propios horarios, y no están necesariamente sujetos a los mismos límites de un lugar de trabajo tradicional. Sin embargo, esto puede llevar a una falta de concentración.

Por lo tanto, para crear con éxito una plantilla distribuida, es necesario establecer y definir objetivos para los nuevos miembros de su equipo. Estos objetivos serán a veces individuales y otras veces de equipo. Se tendrán en cuenta factores como el tiempo, los recursos e incluso las condiciones personales de cada trabajador, que pueden diferir más drásticamente que en los equipos de un solo espacio.

6) Supervisa los proyectos y la productividad

El seguimiento de los proyectos en curso y de la productividad del personal es necesario para cualquier equipo. Sin embargo, esta responsabilidad es aún más necesaria cuando se crea una plantilla distribuida con servicios EOR.Es más difícil controlar los proyectos que se realizan en distintos lugares y con distintos horarios.

Para asegurarse de que los miembros habituales del equipo y los recién contratados están al día, utilice plataformas virtuales, como calendarios compartidos, que le ayuden a supervisar y saber qué está haciendo cada empleado, los plazos y qué otros proyectos hay en el horizonte. Esta estrategia también le ayudará a priorizar las entregas y a entregar las tareas a tiempo.

7) Promueve la creación de equipos

Más allá de las reuniones semanales periódicas para ocuparse de las tareas cotidianas dentro de la plantilla distribuida, es necesario fomentar también la creación de equipos. Cuando los empleados no se reúnen en el dispensador de agua o en la máquina de café, pueden sentirse solos y aislados. Además, se pierde la capacidad de crear valiosos vínculos interdepartamentales.

Ya sea a través de eventos virtuales, híbridos o en la oficina, puedes organizar reuniones los viernes a la hora feliz y cualquier otra dinámica divertida que ayude a los empleados a conocerse, conectar y sentirse parte del equipo. Es importante que todo el mundo se sienta parte del equipo, ya que esto subirá la moral y contribuirá al éxito del trabajo en equipo.

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